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Diagnóstico - É a descrição e análise das atividades, funções e
competências da instituição, bem como da situação dos documentos nela
acumulados (quantidade, datas-limite, condições de conservação, instrumentos
de acesso disponíveis, frequência de uso) e das condições de infraestrutura
de que dispõe (edifício, mobiliário, equipamentos, recursos humanos e
financeiros).
Para tanto existem duas perspectivas de um diagnóstico, a do diagnóstico MINIMALISTA que é a elaboração de instrumentos de gestão arquivística, como o plano ou o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos e a do diagnóstico MAXIMALISTA que se refere ao estudo realizado no âmbito de um arquivo central, cujo
objetivo é compreender a conexão entre fundos recolhidos e a evolução de
estruturas governamentais (CESPE/ENAP-MP/2015)
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Gabarito: Errado!!
Diagnóstico
Para se traçar um diagnóstico da organização, é fundamental que, preliminarmente, seja realizado um levantamento de dados que tem por objetivo conhecer a instituição, seus objetivos e funcionamento. O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho.
Essa fase de levantamento de dados deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e outros documentos de constituição da instituição. É muito importante que se conheça as normas de âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes na organização.
Nesse sentido, é preciso analisar, entre outros, o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos e existência de normas de arquivo, manuais.
Não existe etapas pré-estabelecidas e padronizadas.
Fonte
Prof: Lincoln Barros
Ponto dos Concursos
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Eu até entendo que a elaboração de diagnósticos deva possuir etapas pré-estabelecidas e padronizadas, pois isso vai ajudar na organização dos dados a serem coletados. Agora dizer que devam ser aplicadas da mesma forma em realidades diferentes não tem como.
Cada instituição possui situações específicas, de acordo com suas políticas, estruturas e atividades. Se eu aplicar o mesmo modelo de diagnóstico para todo mundo, vou engessar a análise e pode ser que muita coisa seja deixada para trás.
A melhor opção é se adequar à realidade que está analisando. Acredito que o diagnóstico precisa ser flexível, podendo ser ajustado de acordo com as necessidades do arquivo.
Me corrijam se eu estiver errada. Nunca fiz diagnóstico na vida real, então refleti de acordo com meus estudos.