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As
3 fases da Gestão Documental são:
A.
Produção - refere-se ao ato de elaborar
documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. nesta fase
deve-se otimizar a criação de documentos (=Padronização), de forma a diminuir o volume a ser
manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantido assim adequado da
automação e dos recursos. Esta fase é mercada pelos seguintes elementos:
i.
Elaboração
e gestão de fichas, formulários e correspondências (padronização);
ii.
Controle
da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
iii.
Utilização
de processadores de palavras e textos.
B.
Utilização - refere-se ao fluxo percorrido pelos
documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como
sua guarda após cessar seu trâmite. Assim envolve instrumentos ligados as
atividades de:
ii.
Controle
de tramitação (protocolo);
iii.
Técnicas
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de
recuperação da informação.
iv.
Desenvolvimento
da gestão de documentos de valor primário;
v.
Implementando
sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
C.
Destinação - envolve atividades de análise, seleção
e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja:
i.
Decidir
quais documentos devem ser eliminados;
ii.
Quais
documentos serão recolhidos;
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QUESTÃO CERTA
Nunca decorei todas as etapas da produção, utilização e destinação. Mas para não esquecer entendi que:
Na produção - momento que o arquivista contribui, elabora, e ele não esta sozinho.
Na utilização - ocorre atividades, movimenta fisicamente
Na destinação - existe uma ação intelectual a mais complexa
Como o colega Raphael disse, criação é padrão.
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Segundo Rousseau e Couture (1998) as sete funções arquivísticas são: Produção, Avaliação, Aquisição, Conservação, Classificação, Descrição e Difusão.
Produção/Criação: ocorre a criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a produção de documentos com informações desnecessárias e atentando para a sua veracidade e autenticidade. Momento que o documento passa a existir para a instituição.
Na fase de produção dos programas de gestão documental, a criação de documentos é otimizada, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
Gabarito: CERTO.
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Resolução: sim, na função criação, o arquivista vai intervir para padronizar a estrutura dos documentos, racionalizar a produção, tornar os fluxos mais eficientes e toda ação que visar uma produção documental inteligente.
Resposta: certa
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A criação de documentos abrange a determinação de formatos ou modelos de documentos de arquivo, o que facilita outros procedimentos arquivísticos. (CERTO)
Na fase arquivística de CRIAÇÃO, é desenvolvida, entre outras, a atividade de PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. CERTO)
A ELABORAÇÃO de GUIAS DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS integra a função de CRIAÇÃO de documentos. CERTO)
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Gabarito: Correto.
1 criação/produção --> arquivo corrente --> padronização e racionalização