De acordo com Rousseau e Couture (1998), sete são as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, preservação/conservação, classificação, descrição e difusão.
A função “Produção” contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite.
A função “Avaliação” é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
A função “Aquisição” contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo.
A função “Preservação/Conservação” é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).
A função “Classificação” refere-se à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Envolve também a análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos, além da atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica.
A função “Descrição” é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
A função “Difusão” está relacionada no que se diz respeito ao acesso a informação, ou seja uma maior proximidade dos usuários ao acervo de uma instituição, onde o objetivo maior é que a informação da instituição seja pública e de fácil acesso.