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Fases da Gestão
A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:
Produção de documentos (1ª Fase)
Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.
Utilização de documentos (2ª Fase)
O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.
Destinação de documentos (3ª Fase)
Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
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AS 3 FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DOCUMENTAL ENVOLVE AS SEGUINTES FASES
a. PRODUÇÃO - refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, de forma a diminuir o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantido assim adequado da automação e dos recursos. Esta fase é mercada pelos seguintes elementos:
i. Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;
ii. Controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
iii. Utilização de processadores de palavras e textos.
b. UTILIZAÇÃO - refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Assim envolve instrumentos ligados as atividades de:
i. Controle de tramitação (protocolo);
ii. Técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
iii. Desenvolvimento da gestão de documentos de valor primário;
iv. Implementando sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
c. DESTINAÇÃO - envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja:
i. Decidir quais documentos devem ser eliminados;
ii. Quais documentos serão recolhidos;
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Gabarito B)
Somente ficou na dúvida em relação a CONSERVAÇÃO, como sendo uma fase da GESTÃO de DOCUMENTOS, pois até agora tudo que estudei fala em PUD ( Produção, Utilização e Destinação ) ou ainda PUTAA ( Produção, utilização, Tramitação/movimentação, Avaliação e arquivamento ). Para mim a Conservação é uma operação depois que o documento segue a sua DESTINAÇÃO para guarda PERMANENTE, e lá será conservado.
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A fase de Utilização pode vir acompanhada dos termos "Manutenção" ou "Conservação"
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E Classificaçao nao esta dentro de protocolo, que por sua vez esta dentro de utilização? \Em nenhum lugar achei referências sobre Conservação como fase de gestão de documento.
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Questao anulada pela banca. Fases da gestão PUD Producao, utilização e destinacao apenas.