De acordo com Almeida (2005, p. 2-3;5-6):
a) O planejamento não é um acontecimento, mas um processo contínuo, permanente e dinâmico, que fixa objetivos, define linhas de ação, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários à consecução desses objetivos.
Por serem tomadas antecipadamente, as decisões são baseadas em informação e obedecem a critérios objetivos. Com isso, tendem a ser mais independentes de humores ou outras ariáveis subjetivas. Por essa razão, decisões planejadas ajudam a dar estabilidade à organização e, consequentemente, criam um ambiente mais equilibrado e mais produtivo.
b) Os procedimentos são instrumentos que estabelecem métodos rotineiros de execução de atividades e detalham a maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a sequência em que essas rotinas são realizadas. Como exemplos, temos, nas bibliotecas, os manuais de serviços e os fluxogramas.
c) As metas são planos expressos em termos de resultados a alcançar; são a quantificação dos objetivos. Devem ser expressas com clareza, iniciadas por um verbo de ação, e devem ser mensuráveis, mutáveis e ter tempo definido.
d) Os objetivos consistem numa situação futura esperada, ou no que se pretende atingir com o esforço do planejamento, como forma de concretização da missão.
O primeiro objetivo do profissional de informação na função de planejador consiste, portanto, em interpretar corretamente a missão institucional e fixar objetivos para o serviço de informação que colaborem para o cumprimento daquela missão e ofereçam soluções adequadas aos problemas identificados,
e) As regras relacionam-se aos procedimentos, pois orientam a ação, mas não especificam a sequência cronológica. Como exemplos, temos as normas e os regulamentos. As normas são comandos diretos e objetivos de curso de ação a seguir, como a proibição de entrar na sala de consulta com bolsas e sacolas, a proibição de fumar, ou normas internas relativas a rodízio de funcionários no horário de almoço, por exemplo.
O tipo de regulamento mais comum nas unidades de informação é o que regula o uso do acervo e dos serviços.
Gab. A