Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de arquivos compreendem
4 etapas, são elas:
1º) Levantamento de dados
Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a coleta de informa-
ções a respeito:
• Do funcionamento dos órgãos internos;
• Do trâmite documental;
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados;
• Da entrada e expedição de documentos;
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos arquivos;
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e empréstimo;
• Do gênero e espécie dos documentos existentes;
• Do volume dos documentos arquivados;
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação dos documentos;
• Das normas e legislação arquivística empregadas na instituição etc.
2º)Análise dos dados coletados
Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda documentação de
arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento
do arquivo.
3º) Planejamento
Etapa que compreende a elaboração de um plano de arquivo (plano arquivístico)
levando-se em consideração:
• As instituições físicas e equipamentos empregados;
• Elaboração de um projeto de arquivo;
• Os recursos humanos e financeiros;
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados;
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição, etc.
4º) Implantação e acompanhamento
Finalizando o processo de organização e administração de arquivos, é a etapa
responsável pela execução do que foi planejado, nessa fase: • Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e operacional da instituição
a necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes
ao manuseio/trato de documentos desde a sua criação/recepção até a
eliminação/descarte;
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas que lidam, direta
ou indiretamente, com os arquivos;
• Acompanha-se periodicamente a implementação e execução do planejamento;
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a legislação pertinente
e as necessidades da instituição.
http://www.editorajuspodivm.com.br/i/f/soltas%20arquivologia.pdf
Custei a entender o gabarito, mas percebi que as descrições não equivaliam aos seus correspondentes.
Para PAES (2004, p.35), a organização e administração de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, que se constituem em 4:
Levantamento de dados
Análise dos dados coletados
Planejamento
Implantação e acompanhamento
A questão nos traz, no entanto:
a)levantamento de dados – diagnosticar o arquivo. (errado - o diagnóstico é da etapa análise dos dados coletados. O levantamento de dados envolve exame de documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação, envole análise dos documentos, frequencia de uso, modelos, formulários, volume, estado de conservação, etc)*
b)planejamento – adequar os procedimentos referentes ao manuseio de documentos desde a sua criação até a eliminação destes.(errado - planejamento diz respeito à elaboração de um plano arquivístico, no qual se consideram: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização, coordenação, escolha dos métodos de arquivamento, etc.)*
c)acompanhamento – compatibilizar o conhecimento da estrutura da organização e da coleta de informações a respeito do funcionamento dos órgãos internos. (errado - o acompanhamento é uma etapa conjunta à da implantação. A implantação exige um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissões.)*
d)análise dos dados coletados – analisar toda a documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que contribuem para o mau funcionamento do arquivo.(corrreto)
e)implantação – elaborar um plano de arquivo, levando em consideração as instalações físicas e os equipamentos empregados. (errado - a implantação envolve treinamento de pessoal, implantação de normas, teste de procedimentos, constituição de manuais, etc.)*
*Explicação completa no livro Arquivo: Teoria e Prática de Marilena Leite Paes.