Para que o acompanhamento e a avaliação não sejam sobrepujados pelas demais atividades da rotina de execução, implantação e desenvolvimento do projeto é necessário que sejam entendidos como atividades de rotina e integrem o conjunto de tarefas do projeto ou programa, inclusive com previsão de recursos humanos e financeiros para sua execução. Essa sistematização prevê o estabelecimento de prazos, instrumentos e custos.
Considerando o cronograma de execução do projeto, bem como os objetivos pactuados com os diversos atores – financiadores, colaboradores, doadores, voluntários, parceiros técnicos –, é necessário definir,previamente ao processo de implantação, a freqüência com a qual os instrumentos de acompanhamento serão aplicados – se a cada mês ou a cada bimestre, por exemplo – e as ações que comporão o conjunto de instrumentos – reuniões com toda a equipe ou reuniões apenas com a coordenação, relatórios, dentre outras ações.
Se o principal objetivo do acompanhamento é assegurar que a implantação do projeto guarde fidelidade aos objetivos determinados, é necessário definir também parâmetros que ajudem a sinalizar como está evoluindo o projeto em relação às suas metas e objetivos. Esses parâmetros, chamados indicadores, devem ser definidos por ocasião do desenvolvimento do projeto, ou seja, antes da implantação.