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A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:
Produção de documentos (1ª Fase)Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.
Utilização de documentos (2ª Fase)O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.
Destinação de documentos (3ª Fase)Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
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Fases:
As três fases básicas da gestão de documentos são:
produção, utilização e destinação.
1ª Fase (Produção)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão
das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a
produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim, o uso adequado dos recursos de
reprografia e de automação.
2ª Fase (Utilização)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessário ao cumprimento de sua função administrativa,
assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Essa fase envolve métodos de controle relacionados
às atividades de protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de
recuperação da informação.
3ª Fase (Avaliação e Destinação)
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
serão preservados permanentemente.
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"elaboração de normas de acesso à documentação" alguém me explica por que está na fase de utilização e não de produção?
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Gabarito Letra E - UTILIZAÇÃO.
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2) UTILIZAÇÃO
- Protocolo
- Expedição
- Organização
- Arquivamento
- Elaboração de normas de acesso a documentação: empréstimo e consulta
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Filipe William, "elaboração de normas de acesso à documentação" está na fase de utilização pq a documentação já foi produzida, aqui vai ser elaborado regras que ditam como deve ser utilizada essa documentação (normas de acesso). Não se está produzindo a documentação, e sim as normas de como acessá-las.
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Na gestao documental existem tres fases:
Producao,
Utilizacao ou manutencao e
Destinacao.
A questao descreveu os processos da segumda fase.
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dica: na fase utilização os documentos TRAMITAM
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GABARITO: "E"
QUESTÃO IDÊNTICA:
Utilização de documentos: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
Ano: 2013Banca: QuadrixÓrgão: CRO-GOProva: Assistente Administrativo
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A gestão documental se divide em 3 fases;
Fase de produção; envolve atividades de análise, estudos, planejamento e elaboração de normas, manuais e padrões. Em resumo, todas as atividades que envolvam a "construção" do sistema de controle de documentos, atividades de natureza mais estratégica.
Fase de utilização ou uso: envolve atividades de controle dos documentos propriamente dito. São atividades realizada com o documento em si: empréstimo, consulta, serviços de protocolo, acondicionamento, armazenamento, autuação, etc. Em resumo, atividades de natureza mais prática, mais técnica.
Fase de destinação, envolve atividades realizadas após a utilização do documento, após este cumprir a finalidade para a qual foi produzido. São atividades como avaliação, recolhimento, descarte, etc.
Divulgação e destinação não são fases da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Letra "E"
Obs: é possível aqui uma discussão, e até mesmo recurso, considerando que as atividades "elaboração de normas de acesso à documentação" e "elaboração de normas de recuperação de informações" possuem natureza estratégica, de planejamento, podendo não caber na fase de utilização, mas sim na de produção de documentos.
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Mayko Gomes , Professor de Arquivologia diz
que a destinação não é fase da gestão de documento, sendo que
destinação é sim um das etapas de Gestão de Documentos.
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elaboração de normas de acesso à documentação e a elaboracão de normas de acesso à recuperação de informações faz parte da FASE DE PRODUÇÃO.
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esse lixo de questão deveria ser anulada. Fazer o quê né, uma bosta de questão dessa só podia ser FUNCAB
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GABARITO E
A gestão documental se divide em 3 fases;
Fase de produção; envolve atividades de análise, estudos, planejamento e elaboração de normas, manuais e padrões. Em resumo, todas as atividades que envolvam a "construção" do sistema de controle de documentos, atividades de natureza mais estratégica.
Fase de utilização ou uso: envolve atividades de controle dos documentos propriamente dito. São atividades realizada com o documento em si: empréstimo, consulta, serviços de protocolo, acondicionamento, armazenamento, autuação, etc. Em resumo, atividades de natureza mais prática, mais técnica.
Fase de destinação, envolve atividades realizadas após a utilização do documento, após este cumprir a finalidade para a qual foi produzido. São atividades como avaliação, recolhimento, descarte, etc.
Divulgação e destinação não são fases da gestão de documentos.
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NO ARQUIVO INTERMEDIARIO NÃO OCORRE A FASE DE PRODUÇÃO, VISTO QUE ESSA FASE SE DÁ APENAS EM ARQUIVOS CORRENTES
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Gabarito: E
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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A gestão documental se divide em 3 fases;
Fase de produção; envolve atividades de análise, estudos, planejamento e elaboração de normas, manuais e padrões. Em resumo, todas as atividades que envolvam a "construção" do sistema de controle de documentos, atividades de natureza mais estratégica.
Fase de utilização ou uso: envolve atividades de controle dos documentos propriamente dito. São atividades realizada com o documento em si: empréstimo, consulta, serviços de protocolo, acondicionamento, armazenamento, autuação, etc. Em resumo, atividades de natureza mais prática, mais técnica.
Fase de destinação, envolve atividades realizadas após a utilização do documento, após este cumprir a finalidade para a qual foi produzido. São atividades como avaliação, recolhimento, descarte, etc.
Divulgação e destinação não são fases da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Letra "E"
Obs: é possível aqui uma discussão, e até mesmo recurso, considerando que as atividades "elaboração de normas de acesso à documentação" e "elaboração de normas de recuperação de informações" possuem natureza estratégica, de planejamento, podendo não caber na fase de utilização, mas sim na de produção de documentos.
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A gestão documental se divide em 3 fases;
Fase de produção; envolve atividades de análise, estudos, planejamento e elaboração de normas, manuais e padrões. Em resumo, todas as atividades que envolvam a "construção" do sistema de controle de documentos, atividades de natureza mais estratégica.
Fase de utilização ou uso: envolve atividades de controle dos documentos propriamente dito. São atividades realizada com o documento em si: empréstimo, consulta, serviços de protocolo, acondicionamento, armazenamento, autuação, etc. Em resumo, atividades de natureza mais prática, mais técnica.
Fase de destinação, envolve atividades realizadas após a utilização do documento, após este cumprir a finalidade para a qual foi produzido. São atividades como avaliação, recolhimento, descarte, etc.
Divulgação e destinação não são fases da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Letra "E"
Obs: é possível aqui uma discussão, e até mesmo recurso, considerando que as atividades "elaboração de normas de acesso à documentação" e "elaboração de normas de recuperação de informações" possuem natureza estratégica, de planejamento, podendo não caber na fase de utilização, mas sim na de produção de documentos.
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Resolução: o programa de gestão de documentos é composto pelas fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos (PUTAA).
Cada uma dessas fases possuem procedimentos desenvolvidos em seu âmbito, que fazem a engrenagem da gestão documental girar.
Os exemplos de ações apresentados pela questão são desenvolvidos na fase de utilização. É nessa fase que a movimentação documental ocorre a partir do protocolo, que normas são criadas e definidas para que essa gestão ocorra da melhor forma possível e que os documentos são, de fato, utilizados.
Resposta: E