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CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO
(TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste
em identificar os setores pelos quais passam os
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na
tramitação destes. Tal movimentação é realizada através
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles
manuais (livros ou fichas de protocolo).
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Lembrando:
Movimentação Interna = Distribuição
Movimentação Externa = Expedição
Bons Estudos!
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TRAMITAÇÃO: Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.
Expedição: é o envio do documento para outro órgão, EXTERNO à estrutura da instituição;
Distribuição: é a remessa de documentos para as unidades responsáveis DENTRO da estrutura da própria instituição.
BONS ESTUDOS!
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Vamos lá :
a MOVIMENTAÇÃO tem dois processos : Distribuição e Expedição.
A DISTRIBUIÇÃO é interna;
A Expedição é externa;
Isso quer dizer que o documento ou vai tramitar Dentro da propria instituição ou para fora da instituição.
Distribuição + Expedição = TRAMITAÇÃO.
Isso tdu esta dentro do conjunto da Movimentação que deriva do Protocolo.
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Memorize!
Movimentação Interna = Distribuição
Movimentação Externa = Expedição
Movimentação por Sistema = Tramitação
Foco!
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Lembrando que:
Tramitação: possui caráter decisório
Distribuição: não possui caráter decisório
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O que possui caráter decisório é o despacho, cara.
A tramitação diz respeito à movimentação dos arquivos.
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A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de movimentação ou trâmite.
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Falou em MOVIMENTAÇÃO, pense logo em TRAMITAÇÃO.
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O movimento interno realizado pelo documento e controlado pelo protocolo através de sistema próprio é a tramitação.
A distribuição é a entrega do documento ao seu destinatário.
A diligência é o ato de cumprir o que se determina em documento próprio (despacho).
O despacho e ordem específica determinada por autoridade competente.
A autuação é operação em se dá inicio a um processo através de documento já existente.
Gabarito do professor: Letra "C"
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Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
O movimento interno realizado pelo documento e controlado pelo protocolo através de sistema próprio é a tramitação.
A distribuição é a entrega do documento ao seu destinatário.
A diligência é o ato de cumprir o que se determina em documento próprio (despacho).
O despacho e ordem específica determinada por autoridade competente.
A autuação é operação em se dá inicio a um processo através de documento já existente.
Gabarito do professor: Letra "C"
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o que me confundiu, foi esse ´´interna ou externa`` no enunciado da questão, se a distribuição esta relacionada somente a movimentação INTERNA, por que esse EXTERNA no enunciado da questão??? alguém explica??
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No tocantes às atividades inerentes ao setor de Protocolo, as nomenclaturas das atividades podem variar, a depender de cada autor. No entanto, as mais comuns são as seguintes:
Recebimento - recepção/entrada de documentos de origem interna ou externa. Recebe-se os documentos que entram na instituição ou aqueles que tiverem sido produzidos na própria instituição, para que sejam formalizados.
Autuação e Registro – autuação é a formação ou abertura do processo a partir do documento entregue no protocolo, com atribuição de número ao documento ou conjunto documental; já o registro é a inserção do documento ou conjunto documental no sistema de controle de protocolo, mediante processo manual, mecanizado ou informatizado.
Classificação - os documentos são anteriormente identificados e analisados, atendendo às características do plano de classificação do órgão.
Distribuição e Expedição (ou tramitação) – encaminhamento ou saída de documentos do protocolo para outro setor ou instituição (ou seja, movimentação interna ou externa), respectivamente.
Distribuição - encaminhamento de documentos para setores/unidades da mesma instituição (âmbito INTERNO). Essa transferência é feita, normalmente, por meio de guia de encaminhamento.
Expedição - encaminhamento de documentos para outras instituições (ÂMBITO EXTERNO).
Controle e Movimentação - Mediante processos, que podem ser manual, mecanizado ou informatizado, faz-se o controle do fluxo documental desde a entrada/criação do documento na instituição. Os sistemas informatizados atendem com precisão esta trajetória documental traçando/registrando todo o percurso do documento.
Portanto, quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a atividade de TRAMITAÇÃO.
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Resolução: a movimentação dos documentos chama-se tramitação. Pense que o documento foi do setor A, pro B, depois voltou pro A e finalmente foi para o C. Chamamos isso de tramitação.
Resposta: C