C) 5o) De acordo com a Professora Heloísa Bellotto, os termos gênero, espécie e tipo documental possuem as seguintes definições:
• Gênero – “configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem”.
• Espécie – “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.
• Tipo – “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.
Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie (relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tipos documentais”.
Logo, podemos exemplificar:
Contrato, Edital e Certidão são espécies documentais.
Contrato de Prestação de Serviços, Edital de Concurso Público e Certidão de Nascimento são tipos documentais.
Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razão funcional.
De acordo com a classificação dos documentos, filme, códice e contrato são, respectivamente, exemplos de: e) suporte(Filme), formato(Código) e espécie(Contrato).
SuporteM: Material sobre o qual as informações são registradas. Ex. fita magnética, filme de nitrato, papel
FOrmaC: Estágio de preparação e de transmissão de documentos. Ex. original, cópia, minuta, rascunho
FoRMAto: Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex. caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme
Gênero-FITA: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Ex. documentação audiovisual, documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual
EspéCieBD: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex. boletim, certidão, declaração, relatório, contrato;
Tipo(DIR): Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex. boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização Papel, cartaz, original, decreto, textual e contrato de aluguel são, respectivamente, exemplos das definições de: d) SuporteM, formatoPLMC, fOrmaC, espécieBCO, gêneroFITA e tipoDIR.