Designação de responsabilidades (página 22 do E-arq)
A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão arquivística de
documentos. Nesse sentido, as autoridades responsáveis terão o dever de assegurar o cumprimento
das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão.
As responsabilidades devem ser distribuídas a todos os funcionários de acordo com a função e a posição
hierárquica de cada um e envolver as seguintes categorias:
• direção superior: é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da política de gestão arquivística
de documentos. A ela caberá apoiar, integralmente, a implantação dessa política, alocando recursos
humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão
arquivística.
• profissionais de arquivo: são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de
gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito do
programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das
técnicas e da cultura arquivística.
• gerentes de unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os membros
de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o
programa de gestão arquivística de documentos.
• usuários finais: são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos
arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão.
• gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: são as equipes responsáveis
pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos
arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos sistemas de computação e
de comunicação.