Gerenciamento eletrônico de documentos (GED):
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como
mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas etc.
Sistema de gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade.
Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes
digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;
• gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;
• implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
• integração entre documentos digitais e convencionais;
• foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
• avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação;
• gestão de preservação dos documentos.
FONTE: E-ARQ BRASIL