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C) Caráter formal das comunicações
A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões
e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal
da burocracia: todas as ações e procedimentos são feitos para proporcionar comprovação
e documentação adequadas, bem como assegurar a interpretação unívoca
das comunicações. Como as comunicações são feitas repetitiva e constantemente, a
burocracia lança mão de rotinas e formulários para facilitar as comunicações e rotinizar
o preenchimento de sua formalização. Assim, a burocracia é uma estrutura social
formalmente organizada.
CHIAVENATO (2009)
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Os Formulários são: “Documento padronizado, estruturado segundo sua finalidade específica, possuindo características e campos apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informações, cujos lançamentos são necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão.”
Importância dos formulários Exigências legais e governamentais; Importância dos dados e informações: − armazenamento do histórico da organização; − recuperação eficiente e eficaz de dados e informações. Padronizar nas comunicações; Facilitar as funções de administração: − planejamento; − organização; − coordenação; e − controle.
Objetivos: Proporcionar valor legal a determinadas operações; Uniformizar os procedimentos administrativos: − facilitar o controle dos processos. Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo: − evitar repetição de dados; − facilitar o tratamento de dados e informações. Facilitar o fluxo de informações: − facilitar a compreensão dos dados e informações.
(CURY, Antonio. Organização e Métodos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006)
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Resumindo as postagens das colegas, Gabarito:
C) Documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo.
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É importante entendermos que a utilização de formulários dentro de uma organização deve trazer os seguintes benefícios:
- uniformidade ou padronização dos procedimentos;
- proporcionar valor legal;
- estabelecer dados e informações;
- evitar escrituração de dados e informação de maneira repetitiva;
- facilitar compreensão e entendimento das informações etc.
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Falou em formulário, lembre de um na capa ou anexo a um processo administrativo.
Ele é que diz tudo do processo: onde passou, pra onde vai, quando foi, o que tem que fazer, etc.