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Comforme Paes (2005, p 54), as fases básicas de gestão de documentos são três:
1. Produção: refere-se a elaboração de documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de elaboração de documentos organizacionais, tendo em vista evitar que criados ou produzidos documentos desnecessários.
2. Utilização: essa fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
3. Avaliação e destinação: geralmente, considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
Gab.: A
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Um jeito fácil de guardar: PUD ( Produção,Ultilização,Destinação)
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da insituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que seja criado apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a insituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
Mais informação no link: https://www.pontodosconcursos.com.br/Artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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I. deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos. (FASE DE PRODUÇÃO) - CORRETA;
II. ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. (FASE DE UTILIZAÇÃO);
III. concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação. (FASE DE DESTINAÇÃO)
Gabarito A
Fonte: Cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais (2014)
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De acordo com o Art. 3º da Lei nº 8.159/91, que trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados,
"Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
Portanto, um programa geral de gestão de documentos é composto pelas fases de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
Para lembrar: PAUTA
Entretanto, temos um programa básico de gestão de documentos, que é mais simplificado, contemplando as fases de produção, utilização e destinação.
Para lembrar: PUD
A fase de produção, que é a fase a qual a questão se refere, é a primeira fase do programa de gestão.
É nessa fase que o arquivista vai interferir na produção dos documentos, visando a sua racionalização. Ações como verificação da necessidade de existência dos documentos, junção de vários documentos em um só e padronização de estruturas documentais são desenvolvidas nessa fase.
I. As ações mencionadas no item fazem referência à racionalização da produção. Quando o arquivista intervém na origem junto à área, no momento de produção do documento, algumas práticas são evitadas. Essas práticas vão desde o corte à produção de documentos não essenciais até a racionalização do uso de reprografias, e refletem até nos trabalhos desenvolvidos no âmbito do arquivo permanente, pois é muito mais fácil promover o acesso a uma quantidade menor e útil de documentos, do que de um grande conjunto documental que não possui valor secundário para a instituição. Certa.
II. Essas são características da fase de utilização, e não de produção. Errada.
III. Essas ações são desenvolvidas na fase de avaliação de um programa geral, e na fase de destinação do programa básico, não na fase de produção. Errada.
Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Acesso em: 10 de outubro de 2021. Disponível em: Portal do Planalto.
Gabarito do Professor: Letra A.