Questão 2023192

• Banca: UFMA
• Órgão: UFMA
• Ano: 2016
• Provas: UFMA - 2016 - UFMA - Assistente em Administração
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento

A organização dos arquivos correntes da UFMA e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação. Considerando esse pressuposto, assinale a alternativa correta.

• A. Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.
• B. A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.
• C. Caso seja necessário adotar o método dígito-terminal, nos documentos referentes à correspondência com órgãos públicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um número a cada órgão público ou entidade da sociedade civil, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
• D. O arquivamento é a disposição dos documentos, dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.
• E. Os documentos arquivados nos diversos setores da UFMA podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se as seguintes classificações: ostensiva, sigilosa, particular, oficial, interna e externa.

Gabarito: A

Comentários

• Gabarito A:

  • Arquivamento – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
  • Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
  • Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.
  • Classificação – Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanu­mérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= arranjo).
  • Data-limite – Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.
  • Depósito – Local onde os documentos são guardados, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade.
  • Descarte, eliminação ou expurgo – Destruição de documentos julgados destituídos de valor (sem valor) para guarda permanente.
  • Desclassificação – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

• Na letra D, acredito que os conceitos estejam invertidos.

• GABARITO: LETRA A

  Geográfico

  O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta.

  Alfabético é o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as “regras de alfabetação”.

  Numérico cronológico: Método mais indicado para arquivamento de “processos”. É o mais usado em sistemas de protocolo e adotado em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.

  FONTE:  Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.