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(Gabarito C)3.1. Protocolo
Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo:
– denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
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GAB:C
PROTOCOLO – Denominação atribuída a setores encarregados do RECEBIMENTO, REGISTRO,DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO dos documentos em curso.
– Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Fonte: Valentini, Renato
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Atividades do setor de protocolo
1 • Receber a correspondência que poderá ingressar via malotes, balcão, ETC
2 • Separar a correspondência oficial da particular.
3 • Distribuir as correspondências particulares aos respectivos destinatários.
4 • Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 • Encaminhar as correspondências sigilosas aos respectivos destinatários.
6 • Abrir a correspondência ostensiva.
7 • Tomar conhecimento do documento pela leitura, verificando a existência de antecedentes.
8 • Requisitar e fazer a juntada do documento recebido aos antecedentes.
9 • Interpretar e classificar a correspondência com base no código de assuntos.
10 • Apor carimbo de protocolo.
11 • Encaminhar para registro e movimentação.
Atribuição de data e de número à correspondência a ser expedida.
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Letra "C"
O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
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LETRA C CORRETA
O protocolo realiza as seguintes atividades:
1° Recebimento
2° Registro
3°Autuação
4° Classificação
5° Expedição/Distribuição
6° Controle/Movimentação.
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Tramitação é a movimentação de um documento de um setor para outro para que decisões sejam tomadas. Esta movimentação pode inclusive ser entre instituições diferentes, a depender do assunto.
É controlada pelo setor de Protocolo, mas não cabe ao protocolo realizar a tramitação.
Gabarito: Letra C