O programa de gestão arquivística de documentos deve:
· contemplar o ciclo de vida dos documentos;
· garantir a acessibilidade dos documentos;
· manter os documentos em ambiente seguro;
· reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação;
· implementar estratégias de preservação dos documentos desde a sua produção e pelo tempo que for necessário;
· garantir as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
a) Organicidade : O documento arquivístico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relações que mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e atividades. Os documentos arquivísticos apresentam um conjunto de relações que devem ser mantidas.
b) Unicidade: O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único.
c) Confiabilidade: Um documento arquivístico confiável é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo.
d) Autenticidade: Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico.
e) Acessibilidade: Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
*Portal GED