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As unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos. Mas, atenção!! Apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”, a expedição é executada pelo “setor de protocolo” da empresa. Portanto, questão correta!
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No arquivo corrente são desenvolvidas cinco setores distintos de atividades, quais sejam: protocolo (incluindo recebimento, classificação, registro e movimentação), expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.
As atividades de protocolo (fase da utilização dos documentos) incluem as rotinas de recebimento, classificação, registro e movimentação (distribuição e tramitação) dos documentos.
A princípio a questão deveria estar errada, pelo fato que expedição é uma atividade distinta.
Acredito que deveria ser anulada ou alterado o gabarito. Mas isso não interessa, pois este tipo de preocupação não ajuda muito nos estudos.
Então bola prá frente.
Bons estudos.
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Protocolo (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística; 2005):
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos."
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O protocolo é uma das atividades do arquivo corrente. E é nesta fase que os documentos são criados (expedidos para outros setores ou órgãos). Portanto, a expedição faz parte da rotina de protocolo- o qual é encarregado de tramitar os documentos para seus respectivos destinatários.
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As atividades que compõem o setor de protocolo são: R2ACEC
Recebimento;
Registro;
Autuação;
Classificação;
Expedição;
Controle/Movimentação;
Com isso, questão CORRETA
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FUNÇÕES DO SETOR DE PROTOCOLO (pertencente à fase utilização na gestão de documentos)
Recebimento
- recebe e separa: oficial, particular, ostensivo, sigiloso
Registro
- registrar em formulários ou em sistema eletrônico
- conterá os metadados: número, nome remetente, data, assunto, espécie
Autuação
- depois do registro são autuados em ordem de chegada
- significa criar um processo
- os documentos são numerados(autuados), conforme a ordem de chegada ao arquivo
Classificação/Triagem
- após a autuaçao, o documento será classificado
- análise e identificação, auxiliado pelo plano de classficação
Distribuição ou Expedição
- distribui/expedir é conhecido como movimentação
- distrituir para destinatário interno
- expede para destinatário externo(fora da empresa) - expede o original, mantendo uma cópia na empresa
Controle da Tramitação
- tramitação é conhecido como movimentação
- é o caminho que o documento percorre: desde a entrada na empresa até chegar ao destinatário
- agiliza a localização do documento