Resumo
FUNÇÕES SETOR “PROTOCOLO” – consta na fase utilização na gestão de documentos - utilizado no arquivo corrente
Recebimento - Recebe e separa: oficial, particular, ostensivo, sigiloso.
Registro - metadados.
Autuação – numeração do processo.
Classificação/Triagem – segue plano de classificação.
Distribuição ou Expedição - movimentação interna e externa
Controle da Tramitação - movimentação até chegar ao destinatário. Agiliza a localização do documento.
Certo! Está no e-arq Brasil:
Registro:
O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa corresponde à atribuição de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, assim como facilitar sua recuperação.
Os documentos podem ser registrados em níveis diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos, ou seja, além do número identificador atribuído pelo sistema, o documento pode receber também um número único do processo/dossiê a que pertence.
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o registro, atribuindo-lhes número e data de entrada, anotando o código de classificação e o assunto, e procedendo à distribuição dos documentos nas unidades destinatárias.
Fonte: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf (pág 27)