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Questão correta?????
Não concordo relacionar atividades de protocolo como sendo uma das fases da gestão de documentos. Produção, uso, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos essas sim, são atividades da gestão de documentos.
Produção: modo como são produzidos os documentos.
Protocolo: controle da tramitação dos documentos.
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Segundo Marilena Leite Paes (Arquivo – Teoria e Prática, 3ª Edição, Editora FGV, 2004, pg.53-54), existem 3 fases da gestão de documentos: produção, utilização e destinação.
Ainda segundo a autora, as atividades de protocolo estão inseridas na fase de utilização de documentos e não na fase de produção, como afirma o enunciado.
Portanto, a questão é passível de recurso e pode ser anulada.
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ERRADO
Cabe recurso nesta questão, pois as atividades de protocolo fazem parte da fase de UTILIZAÇÃO.
Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias.
Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.-
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Questão deveria ser anulada, a fase descrita se refere à utilização.
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PROTOCOLO - Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
E o Danilo tem razão sobre caber recurso, na verdade a questão está errada mesmo:
Fases da gestão:
Produção: otimização na criação de documentos; evitar a reprodução desnecessária de documetos.
Utilização: atividade de protocolo; classificação de documentos; controle de acesso e recuperação da informação.
Destinação: decidir quais documentos serão eliminados.
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Eis um macete para facilitar nossa vida:
ReClaReMo
Recebimento
Classificação
Registro
Movimentação (pode ser tramitação, expedição, etc )
Grande abraço e bons estudos.
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Pra mim também é fase de utilização... MAS o magnânimo Cespe não aceitou o recurso e perdi uma questão.... lamentável...
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essa questão teve o gabarito definitivo trocado de E para C...
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Olá, pessoal!
A resposta foi atualizada para "E", após recursos, conforme gabarito oficial definitivo, publicado pela banca, e postado no site.
Bons estudos!
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Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina do protocolo:
Passo Atividades
1 Receber a correspondência
2 Separar a correspondência oficial da particular
3 Distribuir a correspondência particular
4 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
5 Encaminhar a correspondência oficial sigilosa
6 Abrir a correspondência ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de ante-cedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo,o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondência
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação
Portanto, são treze atividades.
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quando a banca falou em "distribuição e tramitação" acredito que se referia a "movimentação".não vi erro na questão,eles queriam apenas uma boa interpretação do candidato.
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O erro da questão está na Fase de gestão que é a UTILIZAÇÃO e não PRODUÇÃO.
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Q70995 - A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Resposta: (Errado)
Justificativa:
Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.
Assim sendo, a produção, apesar de ser uma das fases básicas da gestão de documentos, não engloba atividades de protocolo como afirma a questão. Embasamento:
Vide, neste site, a questão Q80834 que confirma este entendimento.
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Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função das atividades da instituição (inclua aqui também os documentos recebidos).Nesta fase, a colaboração do arquivista pode voltar-se a:
- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à administração, sem duplicidades;
- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no decorrer do tempo
- sugerir a criação ou extinção de modelos formulários ;
- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento de pessoal (recursos humanos);
- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis (principalmente os referentes à automação do arquivo);
UTILIZAÇÃO– Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de Tramitação e Uso. Desta forma, quando nos referirmos à Utilização, estaremos falando das atividades de:
- protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos; Tramitação
- expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando estiverem nas fases corrente e intermediária; Tramitação
- política de acesso aos documentos do arquivo;
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A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
Resposta: Errado.
Pessoal, o examinador fez uma salada de frutas com os conceitos, só para confundir o candidato.
A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção, a utilização e a destinação.
¨1- Produção: é onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de
¨formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.
¨2- Utilização: é aonde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento
¨(avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.
3- Destinação: é onde os documentos sofrem o fim que lhes é determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste ¨arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento” ¨para o arquivo permanente.
Fonte: Ponto dos concursos.
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Quando falarem em FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS, não esqueçam. Só existem 3 e mais nada!
1. Produção;
2. Utilização;
3. Destinação.
Qualquer coisa fora isso, pode marcar errado.
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Quando falarem em FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS, não esqueçam. Só existem 3 e mais nada!
1. Produção;
2. Utilização;
3. Destinação.
Qualquer coisa fora isso, pode marcar errado.
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O erro está em afirmar que as atividades de protocolo englobam a fase de produção, correto seria a fase de UTILIZAÇÃO!
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Produção é produção mesmo, é apenas a forma como eles são produzidos.
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Produção é produção, a questão se refere a Utilização (fase do fluxo, trâmite, protocolo).
Só frisando, fases da gestão de documentos: Produção Utilização Destinação.
ERRADO
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Produção é produção, a questão se refere a Utilização (fase do fluxo, trâmite, protocolo).
Só frisando, fases da gestão de documentos: Produção Utilização Destinação.
ERRADO
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As atividades descritas acima fazem parte da fase de Utilização (mais precisamente no que diz respeito à tramitação dos documentos)e não da fase de produçãoda gestão documental.
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A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
CESPE- AGU/2010
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Justificativa:
Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.
Assim sendo, a produção, apesar de ser uma das fases básicas da gestão de documentos, não engloba atividades de protocolocomo afirma a questão,
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Q59887
A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.
CERTO
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ERRADO
AS ATIVIDADES DO PROTOCOLO SÃO DESENVOLVIDAS NA FASE DE USO/ UTILIZAÇÃO.
Fases da gestão de documentos--------------> PUD (Produção, Uso e Tramitação)
Produção = Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.
Uso= Refere-se ao fluxo produzido pelos documentos, essa fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.
Destinação = Fase em que os documentos são avaliados para decidir quais devem ser eliminados ou preservados permanentemente.
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Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição. Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados e orientações para utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução desnecessária de documentos.
Utilização: inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, contempla a elaboração a elaboração de normas de controle (protocolo),acesso e recuperação da informação.
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Comentário:
As atividades descritas acima fazem parte da fase de Utilização
(mais precisamente no que diz respeito à tramitação dos documentos)e não da fase
de produçãoda gestão documental.
Item Errado
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Gestão de documentos: Rotinas de arquivamento:
Produção Inspeção
Uso Estudo
Tramitação Classificação
Arquivamento Codificação
Avaliação Ordenação
Visando eliminação ou Guarda
guarda permanente. Na fase corrente.
Fonte: Lei: 8159/91 - art. 3º
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Protocolo faz parte do USO.
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Protocolo é na fase de UTILIZAÇÃO, pronto.
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Direto ao ponto!
A produção (UTILIZAÇÃO), uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos.
GABARITO: ERRADO
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GABARITO ERRADO.
O protocolo está na etapa da utilização.
Questão comentada pela professora Daliane Aparecida Silvério de Sousa.