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Correto.
A produção de documentos se refere à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias, inclusive sugerindo a criação ou extinção de modelos e formulários.
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Produção: Otimização na criação de documentos; evitar a reprodução desnecessária de documentos.
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Item CORRETO.
É umas das competências do profissional arquivista. Evitar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias na fase de produção de documentos, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.
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CERTO
"Recomenda-se, nesta fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará maior dificuldade do controle das informações no arquivo."
- Profº Ronaldo Fonseca, Estatégia concursos.
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Arquivista?!
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Q80832 Ano: 2009 Banca: CESPE Órgão: MMA Prova: Agente Administrativo
Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
Gabarito: certo
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Comentário:
O item é praticamente a reprodução do item da nossa aula
referente à fase da produção, sendo baseado, descaradamente,no livro “Arquivo:
Teoria e Prática” de Marilena Paes. E não, não é propaganda, é fato .
Embora pareça pouco, o arquivista pode colaborar também na fase de
produção do documento e este comportamento deve ser incentivado. Afinal de
contas, é ele próprio quem terá de lidar com os formulários desnecessários quando
chegarmos na fase de Utilização . Melhor resolver isto o quanto antes.
Item Certo
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Gabarito: CERTO.
Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);
– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);
– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Livro recomendado pela colega (download gratuito)
https://docgo.net/philosophy-of-money.html?utm_source=arquivo-teoria-e-pratica-marilena-leite-paespdf-pdf&utm_campaign=download
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A Gestão de documentos é composta por três fases:
a) Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição. Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução desnecessária de documentos.
b) Utilização (manutenção): inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de controle (protocolo), acesso e recuperação da informação.
c) Destinação (avaliação) após a análise dos valores que os documentos apresentam para a instituição acumuladora, eles serão avaliados para a definição de sua destinação final. Os documentos desprovidos de valor serão eliminados e aqueles que possuem valor secundário serão recolhidos à fase permanente.
Força e Honra!