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Segundo professora daliane
Rotinas de arquivamento: IECCOG
Inspeção
Estudo
Classificação
Codificação: etapa na qual são colocadas nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado podendo ser - LETRAS ; NÚMEROS; E CORES.
Ordenação e
guarda dos documentos.
vamos a luta!
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Outras questões que ajudam a responder
Ano: 2008/ Banca: CESPE/ Órgão: ME/ Prova: Agente Administrativo
Apor os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado é uma atividade conhecida como codificação dos documentos. CERTA
Ano: 2014/ Banca: CESPE/ Órgão: Polícia Federal/ Prova: Arquivista
O método de codificação elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivo e utilizado no código de classificação de documentos de arquivo é o método decimal de Dewey. CERTA
Ano: 2008/ Banca: CESPE/ Órgão: FUB/ Prova: Assistente Administrativo
A codificação de um arquivo refere-se à colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classificação e o método de arquivamento adotados. CERTA
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GAB: ERRADO - O procedimento da questão é o de Classificação e não de Codificação.
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito.
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Essas fases de ARQUIVAMENTO que o Adriano Barros compartilhou não estão corretas, esse é um conhecimento que muitos colegas estão postando por aqui. Usei-o em um prova recente e me dei mal, procurei a fundamentação. Vejam abaixo que ESTUDO e CODIFICAÇÃO estão na atividade de CLASSIFICAÇÃO e não em arquivamento. Copiei esses trechos abaixo do Código de Classificação do CONARQ.(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf).
Os conceitos apresentados pelo colega Adriano estão corretos, porém essa classificação de tudo dentro de arquivamento não está. Fica minha contribuição, pois utilizei esse esquema e errei em prova.
2.1.1 – CLASSIFICAÇÃO A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
2.1.2 – ARQUIVAMENTO Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
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Nossa resposta pode ser encontrada no
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública. Segundo esta ferramenta, a codificação é um procedimento, componente da atividade de classificação de documentos, que consiste na atribuição do código correspondente ao assunto
de que trata o documento.
A entrada de documentos é realizada pelas atividades de recebimento e classificação, que são de responsabilidade dos setores de protocolo.
As referências cruzadas atribuídas ao documentos são parte da atividade de descrição, função típica dos arquivos permanentes, mas que pode ser realizada também nos arquivos correntes e intermediários.
Gabarito do professor: Errado
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Gabarito : ERRADO.
A codificação é um procedimento, componente da atividade de classificação de documentos, que consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
Bons Estudos !!!
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Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
Nossa resposta pode ser encontrada no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública. Segundo esta ferramenta, a codificação é um procedimento, componente da atividade de classificação de documentos, que consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
A entrada de documentos é realizada pelas atividades de recebimento e classificação, que são de responsabilidade dos setores de protocolo.
As referências cruzadas atribuídas ao documentos são parte da atividade de descrição, função típica dos arquivos permanentes, mas que pode ser realizada também nos arquivos correntes e intermediários.
Gabarito do professor: Errado
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CLASSIFICAÇÃO É FEITA COM BASE NA CODIFICAÇÃO - CONFORME O ASSUNTO, ORIGEM (RESPEITO AO FUNDO )
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Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
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CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
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Nossa resposta pode ser encontrada no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública. Segundo esta ferramenta, a codificação é um procedimento, componente da atividade de classificação de documentos, que consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
A entrada de documentos é realizada pelas atividades de recebimento e classificação, que são de responsabilidade dos setores de protocolo.
As referências cruzadas atribuídas ao documentos são parte da atividade de descrição, função típica dos arquivos permanentes, mas que pode ser realizada também nos arquivos correntes e intermediários.
Gabarito do professor: Errado
Por: Mayko Gomes
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São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito
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Francisco Leite, acrescente-se, ainda,
2.1.1 – CLASSIFICAÇÃO ...
a) ESTUDO: ...
b) CODIFICAÇÃO: ...
2.1.2 – ARQUIVAMENTO ...
a) INSPEÇÃO: ...
b) ORDENAÇÃO: ...
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
Em vez do falido IECCOG, quem sugere um novo mnemônico didático? CECAIO ou CECIOA?
Fiquem à vontade para criar frases com ele! :)
Só para completar, há, ainda a
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: – emprestar aos usuários; – prestar informações; – efetuar uma juntada.
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Gabarito: ERRADO
Para não errar mais:
A COdificação de um arquivo: COlocação de símbolos
A COdificação de um arquivo: COlocação de símbolos
A COdificação de um arquivo: COlocação de símbolos
A COdificação de um arquivo: COlocação de símbolos
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Para Marilena:
Classificação: concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.
A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.
Codificação: na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
Recomenda-se que a codificação seja feita a lápis, a fim de possibilitar eventuais correções. A codificação reduz o tempo de ordenação, facilita o arquivamento e a localização.
Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, pág 100)
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Direto ao Ponto!
O procedimento denominado codificação (CLASSIFICAÇÃO) consiste na determinação da entrada de documentos e das referências cruzadas que serão atribuídas a esses documentos.
Codificação = arquivamento!
GABARITO: ERRADO
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ao menos nas questões do cespe, codificação é procedimento sempre atrelado à aposição de símbolos