Produção - os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se dessa forma, que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Utilização - diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Destinação de documentos - fase primordial, pois decidem quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente.
Arquivologia para concursos / Renato Valentini. - 2.ed - Rio de Janeiro
Gestão de documentos = P.U.D
Produção: Atividades anteriores ao funcionamento do sistema, "quando o documento ainda não existe". Ex: estudos de normas, determinação de processos, de recursos utilizados e de objetivos
Utilização: Em resumo, são atividades realizadas "quando o documento já existe". Ex: tramitação, o empréstimo, a consulta, a autuação, o acondicionamento, etc.
Destinação: Posteriores à importância administrativa do documento. Ex: atividades de avaliação (decisão sobre o futuro do documento), recolhimento, descarte, etc.