Conforme (2003, p. 13, 15-16):
O controle de vocabulário intervém na organização dos arquivos ao nomear, de forma consistente, os pontos de acesso aos documentos e à informação neles contida. O objetivo a ser alcançado pelos arquivos, por essa óptica, é sempre o da recuperação da informação: somente esse objetivo justifica os cuidados com o controle de vocabulário.
Os documentos, ou conjuntos de documentos, devem ser identificados por algumas características que os individualizam, distinguindo-os dos demais: essa é a condição para que possam ser recuperados com precisão.
Para tornar úteis os pontos de acesso, duas condições devem ser observadas:
- que sejam bem selecionados, isto é, que tenham poder discriminante para diferenciar conjuntos documentais em conformidade com os preceitos arquivísticos; essa é a função das normas ISAD (G) e ISAAR (CPF);
- que sejam expressos de forma consistente
O controle de vocabulário foi inicialmente desenvolvido pela documentação e introduziu-se na arquivística, especialmente em razão da informatização crescente dos arquivos.
[...]. A elaboração de índices (onomásticos, geográficos, de assuntos, etc.) em instrumentos de pesquisa pressupõe igualmente o controle de vocabulário.
Gab. A
SMIT, Johanna Wilhelmina; KOBASHI, Nair Yumiko. Como elaborar vocabulário controlado para aplicação em arquivos. São Paulo: Arquivo do Estado/ Imprensa Oficial do Estado, 2003. Disponível em: https://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf10.pdf