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Métodos de Arquivamento
Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades;
Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um arquivo:
Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou códigos para se ter acesso ao documento.
O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões;
Método alfabético (sistema direto): utiliza da alfabetação para organizar os documentos e pastas. Algumas regras:
Considera-se sempre o último sobrenome. Ex: João da Silva Santos = Santos, João da Silva;
No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome;
Preposições (“de”, “da”) não são partes do último sobrenome. Ex: José da Silva = Silva, José da;
Sobrenomes compostos não se separam. Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco, José;
Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em consideração na organização alfabética. Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;
Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre parênteses. Ex: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);
Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com exceção daqueles de origem árabe, japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se apresentam. Ex: Muhammad Ali = Muhammad Ali;
Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e preposições, caso tenham. Ex. O Globo = Globo (O);
Nomes de conferências, reuniões e assembléias em geral são escritos por extenso e, caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses. Ex: IV Congresso Nacional dos Concurseiros = Congresso Nacional dos Concurseiros (IV).
Método geográfico (sistema direto): os documentos são organizados de acordo com o local de sua procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países;
Método numérico (sistema indireto):
Numérico simples: as pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por meio de um índice, denominado onomástico;
Numérico cronológico: neste método, os documentos também são organizados por números, porém a atribuição destes segue uma ordem cronológica;
Dígito-terminal: usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para evitar o trabalho com um número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.
Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos por assunto. Ex: Pasta “folhas de pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim de facilitar o arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais basicamente consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.
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Alguém sabe de onde a AOCP tirou a referência para essa questão?
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D) da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
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(Concurseiro Natubeiro) Essa questão mal feita deve ter vindo daqui .
https://www12.senado.leg.br/manualdecomunicacao/glossario/gestao-de-documentos
Gestão arquivística de documentos
1. Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos. (Arquivos)
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A grande questão é desde quando o profissional arquivista produz documento? rsrs
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O Arquivista jamais produz um documento. Esta questão caberia recurso!
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d)
da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
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Banca fundo de quintal, arquivista não produz documento. Vejam que na questão anterior a banca considerou justamente o contrário (no mesmo ano e para a mesma instituição)
Indiquei a questão para comentário do professor
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http://unbvital.blogspot.com.br/2013/06/funcoes-arquivisticas.html
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Afinal de contas quem aprovou AOCP ser banca de concurso?
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Considerando que a gestão de documentos tem a função de controlar o fluxo de documentos, desde sua produção até a sua destinação, a função do arquivista, neste contexto, seria de gerenciar a produção, utilização, tramitação, organização, avaliação e arquivamento dos documentos, segundo critérios técnicos, para evitar a produção desnecessárias de documentos, além da perda de documentos importantes.
Gabarito do professor: Letra "D"
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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
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Esse conceito é de Gestão de documentos e não função de um arquivista.
MAL ELABORADA
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A questão foi sacana, mas se você parar pra pensar como a banca, o arquivista tem a função de lidar com os arquivos desde o "nascimento" deles enquanto arquivos, ou seja, desde sua produção.
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Não entendo essa banca, sinceramente !
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Considerando que a gestão de documentos tem a função de controlar o fluxo de documentos, desde sua produção até a sua destinação, a função do arquivista, neste contexto, seria de gerenciar a produção, utilização, tramitação, organização, avaliação e arquivamento dos documentos, segundo critérios técnicos, para evitar a produção desnecessárias de documentos, além da perda de documentos importantes.
Gabarito do professor: Letra "D"
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Pessoal chora demais. Aceitem, a banca não vai mudar. Aprendam logo como ela funciona e estudem. Deixem de mimimi!
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Por que não anularam a P@@@ dessa questão?
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A alternativa "D" foi a primeira que descartei justamente porque arquivista não produz documento.
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Vejam a Q726995 ... Espero que eles tenham se decidido! rs
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O arquivista não produz documentos, mas auxilia na produção para evitar erros comuns ainda existentes nas organizações.
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A questão não tá dizendo que arquivista produz documentos, mas que a função do arquivista é a ADMINISTRAÇÃO da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
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Produz documento? oi?
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GABARITO LETRA D
LEI Nº 8159/1991 (DISPÕE SOBRE A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS)
ARTIGO 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Trecho: Podemos afirmar que a função do arquivista é a administração da produção...
Aqui não está afirmando que o arquivista produz documentos, é dito que uma de suas funções é administrar...
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banca louca. O gabarito deveria ser letra E.
a letra D tá mais relacionada à definição de gestão de documentos e não as funções do arquivista, visto que o arquivista não produz documentos.
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- Fala o inverso
A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsável. Dentre as atividades relacionadas a seguir, qual é a que NÃO se enquadra como responsabilidade do arquivista? GAB B
A Selecionar documentos.
B Formular documentos.
C Estabelecer o método de classificação adequado.
D Ordenar documentos.
E Arquivar documentos de acordo com o método adotado.
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Erros em destaque:
(...) Dentro desse conceito, podemos afirmar que a função do arquivista é a administração
A) do resultado, legalização, organização e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à guarda de documentos.
B) de resolução de problemas com relação à tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante à guarda e segurança de papéis, visando à racionalização e eficiência dos arquivos (não tenho certeza);
C) por objetivos, legalização, organização, uso e avaliação de desempenho, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
D) da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
E) do resultado e análise dos documentos, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos.
Portanto,
Gabarito: Letra "D".