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Os prazos máximos de restrição de acesso à informação vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes:
I - documentos Ultrassecretos: 25 (vinte e cinco) anos;
II - documentos Secretos: 15 (quinze) anos; e
III - documentos Reservados: 5 (cinco) anos.
Fonte: Lei 12.527 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm)
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Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte. Ex.: textuais, cartográficos, sonoros, micrográficos...
Espécie: espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão…
Tipologia: tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento…
Natureza do assunto: esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.
Forma: refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original.
Formato: é determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.
Fonte: https://arquivopublicors.wordpress.com/2014/03/26/arquivos-conceitos-classificacao-dos-documentos/
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a) Ostensivos e sigilosos. (natureza do assunto)
b) Informáticos e textuais. (gênero dos arquivos)
c) Escritos e cartográficos.(gênero dos arquivos)
d) Sonoros e micrográficos. (gênero dos arquivos)
e) Iconográficos e filmográficos.(gênero dos arquivos)
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Classificação dos documentos quanto à natureza do assunto:
Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há restrição de acesso aos documentos.
Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. Só para você já ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Utrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe mais!!
Fonte: Professor Ronaldo Fonseca (Estratégia Concursos)
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Ostensivos ou Ordinários - Quando qualquer pessoa pode consultar o documento ( a sua divulgação nao prejudica a instituição).
Sigilosos - Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguardar ( segurança, proteção) na sua custodia e disseminação.
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As quatro naturezas de ASSUNTO das informações:
--- > Interesse Geral e Coletivo: Transparência Ativa
--- > Interesse Particular: Transparência Passiva
--- > Ostensivas: sem restrição de acesso a documentos cuja divulgação para o público em geral não prejudica a administração.
--- > Sigilosas: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação e são tidas como imprescindíveis a segurança da sociedade e do estado.
--- > Pessoal: as que dizem respeito a imagem, honra, vida privada e intimidade
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O RESTO É GÊNERO!
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Métodos de classificação de documentos
1) Pela Natureza do assunto:
a) Ostensivos – documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
b) Sigilosos – documentos de conhecimento, custódia e divulgação restrita.
Gestão de Documentos e Arquivística. Zélia Freiberger
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natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
natureza do documento: especial ou especializado
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Gabarito: A
Natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:
• Ostensivos ou Ordinários – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição).
• Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Obs. Natureza do assunto # de Natureza do Doc.