A expressão "arquivo morto" ainda é comumente utilizada em diversos arquivos sendo falada e escrita por pessoas desinformadas sobre a existência do ciclo de vida orgânico dos documentos. Apesar de sermos testemunhas de que realmente muitos arquivos estão "morrendo" pela falta de organização e principalmente preservação de seus documentos, ali encontra-se a memória viva da instituição, dos municípios e dos cidadãos.
O arquivo é um todo orgânico e origina-se das atividades de um órgão refletindo o dia-a-dia de sua produção. É, portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre transformações. Cada arquivo é um arquivo, possuindo cada um, características próprias. Durante sua vida, ele passa por três fases ou idades denominadas: fase corrente ou 1ª idade, fase intermediária ou 2ª idade e fase permanente ou 3ª idade.
Então, a primeira providência a se tomar é não mais utilizar a expressão "arquivo morto", pois ela reflete um conceito equivocado de arquivo. É um termo condenado pelos arquivistas, pois além de depreciativo não condiz com a realidade dos acervos, já que os documentos são guardados por conta dos seus valores, principalmente informativo e probatório, o que o torna vivo porque tem uma motivação para existir, seja para servir de consulta para apoiar a administração ou para pesquisa cientifica e histórica.
Documentos sem valor sim, devem ser eliminados mediante legislação pertinente e assim se tornam "documentos mortos", fazendo uma alusão ao termo "arquivo morto".
Portanto, é preciso "enterrar" de vez o uso dessa expressão "arquivo morto" do nosso cotidiano.