De acordo com Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário. A indexação é um componente da descrição, como o processo de estabelecimento de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. Compreende a criação e utilização de índices e de vocabulários controlados. Atualmente no Brasil existe a NOBRADE
Fonte: http://arquiivosecreto.blogspot.com.br/2013/06/7-funcoes-arquivisticas-por-ivi-borges.html
As sete funções arquivísticas são as seguintes.
· Criação ou produção, que se refere ao controle da gênese documental, abrangendo a criação de normas, gestão de formulários, padronização de modelos de documentos e elaboração de manuais de produções de documentos.
· Avaliação, que é a responsável pela definição dos prazos de guarda e destinação final dos documentos de uma organização. Para isso, é necessário que uma comissão permanente de avaliação emita parecer a respeito da eliminação de documentos e elabore a tabela de temporalidade.
· Aquisição, que contempla a entrada de documentos nas três idades documentais: corrente, intermediária e permanente. Dessa forma, tanto o arquivamento corrente quanto a transferência e o recolhimento se incluem na função aquisição. A idade em que a aquisição é mais evidente é a do arquivo permanente.
· A conservação ou preservação, que está relacionada com a manutenção da integridade física dos documentos, para garantir seu acesso. Nessa função, o arquivista deve atentar para as diferentes maneiras de armazenamento e acondicionamento dos documentos arquivísticos em seus diferentes suportes.
· A classificação, que é a função arquivística relacionada à criação de planos de classificação que reflitam as atividades e funções do órgão produtor do acervo arquivístico. Sua utilização, que acontece nas fases corrente e intermediária, facilita o acesso à documentação arquivística da instituição.
· A descrição, que ocorre exclusivamente na terceira idade documental e tem o objetivo de facilitar o acesso à informação do acervo por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa, que são o resultado da atividade descritiva e apresentam, em diferentes graus, as possibilidades de pesquisa do arquivo permanente.
· A difusão ou acesso, que torna acessíveis os documentos de um acervo, promovendo a utilização dos documentos por meio dos instrumentos de pesquisa elaborados na descrição e disponibilizando diferentes formas de atendimento ao público, entre elas, a realização de exposições e visitas guiadas.
CESPE / UnB
Disponível em: http://www.cespe.unb.br/concursos/MP_15_ENAP/arquivos/Padrao%20de%20respostas__CARGO_3.pdf