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Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina:
os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (operacional);
quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial);
e por quanto tempo devem ali permanecer.
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Deve ser aprovada pela maior autoridade da organização e amplamente divulgada em jornal local.
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LETRA C - Deve ser aprovada pela maior autoridade da organização e amplamente divulgada em jornal local.
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Letra C. Deve ser aprovada pela maior autoridade da organização e amplamente divulgada em jornal local.
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A tabela de temporalidade é elaborada por uma Comissão permanente de Avaliação de documentos ou uma Comissão de Análise de Documentos e necessita de aprovação por autoridade competente para ser aplicada. A tabela de temporalidade é, portanto, o instrumento que vai relacionar todos os tipos de documento da instituição, estabelecendo, para cada um, seus prazos de guarda nas idades corrente e intermediária e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Poderá também estabelecer se o documento será ou não microfilmado.
· Não confundir com plano de destinação
Documentos em meio digital ou qualquer outro suporte também obedecem aos prazos estabelecidos na tabela;