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a) incide sobre o conjunto de documentos
b) a avaliação é feita quando os documentos são criados
c) a eliminação de documentos ocorre depois que esses documentos cumpriram os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade. Isso pode ocorrer, inclusive, depois da fase corrente.
d) Estamos falando da CPAD ;)
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Vamos analisar item a item para descobrir o correto:
A) Se a avaliação incidir sobre cada documento individualmente, além de um grande dispêndio de recursos (pessoal, tempo, material, espaço, etc), será um trabalho interminável e, portanto, inútil. Os documento sempre serão produzidos, e nos mais diversos aspectos, enquanto a instituição existir. Portanto está incorreto.
B) A avaliação deve ser feita ainda na fase corrente, pois quando se finda seu valor administrativo, já se deve ter determinado o seu destino que, entre as possibilidades, está a guarda permanente. Sendo assim, os documentos na fase permanente já foram avaliados. Portanto está incorreto.
C) Primeiro, os documentos não são recolhidos ao arquivo intermediário, mas sim transferidos; o recolhimento ocorre para a fase permanente. Segundo, após o recolhimento para a fase permanente, nenhum documento pode ser eliminado, uma vez que a avaliação determinou sua guarda por tempo indefinido; além disso, os documentos tanto podem ser eliminados na fase intermediária quanto na fase corrente. Portanto está duplamente incorreto.
D) Devido à grande quantidade e complexidade de funções e atividades executadas pelas instituições, é impossível para apenas um profissional conhecer e determinar a importância de todos os documentos produzidos. Como é possível, por exemplo, que um contador saiba se um documento de arquitetura é ou não importante para a instituição? E por quanto tempo dever ser mantido? E para que finalidade? Sendo assim, as avaliações de documentos devem ser realizadas por equipes multidisciplinares onde todos contribuirão com seus conhecimentos das respectivas áreas de atuação. Portanto está correto.
Gabarito do professor: Letra "D"
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Os comentários deste professor me salvam
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A) A avaliação de documentos constitui-se em um trabalho complexo à medida que deve analisar um conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se definir pela eliminação ou pela guarda permanente um conjunto ou série documental.
B) De acordo com o E-arq Brasil (2006, p.32), a aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na Teoria das Três Idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor probatório
e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nos arquivos de segunda idade são extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial.
C) Resolução n. 40 – CONARQ
Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
D) AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
• É a análise dos documentos da instituição, a fim de definir seus prazos de guarda e destinação final a partir de seus valores;
• É realizada por uma COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS e resulta na TABELA DE TEMPORALIDADE da instituição.
GABARITO -> [D]