ases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura. Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da insituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que seja criado apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a insituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
fonte: https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
Gab.: Letra E;
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (PUD)
1. Produção (visa a otimizar/racionalizar recursos)
- Racionalização de recursos materiais;
- Processo AVALIAÇÃO dos documentos;
- Gestão de correspondências;
- Diminuição de Volume documental;
- Criação de Normas de Produção (Informes e diretrizes);
- Gestão de formulários;
- Utilização de processadores de textos e palavras;
- Garantir a Integridade, Autenticidade e Fidedignidade;
- Garantir a Unicidade.
2. Utilização (Fluxo documental)
- Atividades de Protocolo;
- Criação do Plano de Classificação;
- Elaboração de Instrumentos de recuperação da info.;
- Expedição;
- ORGANIZAÇÃO e ARQUIVAMENTO de doc. correntes e intermediários;
- Elaboração de Políticas de Acesso (Consulta/Empréstimo);
- Criação da Política contra SINISTROS.
3. Destinação (Operacionalização)
- A eliminação;
- O recolhimento.
- (CESPE/ANTAQ/2009) É possível encontrar, nas três fases de um programa de gestão de documentos, as sete funções arquivísticas propostas pelos arquivistas canadenses. (Certo, os arquivistas canadenses, Jean-Yves e Carol Couture, dividiram a gestão de documentos – que compreende 3 fases: a produção, a tramitação e a avaliação e destinação – em 7 funções: criação, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão);
- (FUNCAB/MPOG/2015) Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico constitui um dos objetivos do (a): GESTÃO DOCUMENTAL;
- (FCC/CNMP/2015) A Gestão de Documentos, Compreende o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo (Certo).
- (COSEAC/UFF/2017) Além dos papéis de necessidade para o exercício do poder, o de prova e o de fonte para investigação, de acordo com SANTOS (2007), atualmente o conceito de arquivo aparece vinculado à noção de: CIDADANIA;
- (FUNCAB/ANS/2016) A fase da gestão documental que inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, denomina-se: UTILIZAÇÃO;