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Fiquei em dúvida quanto a restrição de acesso. O arquivo corrente tem essa característica de restrição de acesso? sei não...
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O erro da questão está em afirmar que o arquivo corrente é caracterizado pela sua distribuição por toda a organização.Na realidade, os arquivos são produzidos e recebidos nessa fase.
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Nelson,
a restrição de acesso vai depender se o arquivo é ostensivo ou sigiloso.Se ele for ostensivo, cujo acesso é IRRESTRITO, não haverá restrição de acesso.Agora, se ele for sigiloso, haverá restrição de acesso.Percebe-se que a restrição de acesso faz parte da fase corrente porque é justamente nela em que os documentos são produzidos.
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- A expressão " sua distribuição por toda organização" se refere a uma das atividades do arquivo corrente, ou seja, o protocolo, visto que ele faz a movimentação da documentação por toda organização (tramitação).
- Protocolo ( setor de registro e movimentação): atua na distribuição e redistribuição dos documentos.
- Expressão "restrição de acesso": Protocolo= recebimento e classificação( encaminha documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários)
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Me perdoem os colegas que postaram anteriormente, mas nenhum de vocês explicou a questão. Eu li, reli, "treli" e continuo sem entender o porquê de essa questão estar correta.
Alguém, por favor, poderia comentar com mais detalhes, explicando e fundamentando a questão? E, se não for pedir muito, poderiam me avisar quando comentarem?
Agradeço.
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É restrito porque não é qualquer pessoa que tem acesso.
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Se eu tivesse feito essa prova, marcaria errado e depois tentaria entrar com um recurso. O motivo é o seguinte: achei errado dizer que os arquivos correntes estão distribuídos por toda a organização, pois, em se tratanto de arquivos correntes, há os arquivos centralizados e os arquivos setoriais. Sempre entendi que os arquivos correntes centrais ficam em um só lugar, enquanto os setoriais ficam nos diversos setores (nesse caso sim, estão distribuídos em toda a organização). Além disso, já ouvi professores comentarem que não se deve confudir arquivo e protocolo porque protocolo está relacionado à tramitação dos documentos e arquivo relaciona-se às técnicas de guarda desses documentos. Além disso, o CESPE é conhecido por querer "inventar" na hora das questões. Foi assim no MPU. Seria bom ver se esse item não foi anulado.
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Arquivologia\ Classificação\ Estágios de evolução do arquivo\ Natureza do assunto
A definição de Marilena Leite Paes esclarecerá todo o enunciado. Observe:
“Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou nas dependências de fácil acesso”.
Vejamos:
Distribuição por toda organização: “...conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou nas dependências de fácil acesso”.
Documentos com valor primário e de uso freqüente: “...constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente...”
Quanto à restrição de acesso:
Devemos lembrar que a caracterização através do estágio de evolução do arquivo é feita com base na sua função para a instituição. O arquivo corrente tem como função principal guardar os arquivos com FUNÇÃO ADMINISTRATIVA. Não há impedimento de um arquivo corrente guardar documentos com restrição de acesso. Uma grande prova disso é que a atividade de protocolo, atividade de arquivo corrente, tem como orientação não abrir as correspondências oficiais quando essas tiverem a indicação de Confidencial, Reservado, Particular ou equivalente.
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Vejo o seguinte:
Arquivo Corrente: acesso somente pelo orgao ou setor que produziu.
Arquivo Intermediário: acesso pelo orgao produtor ou outro setor.
Arquivo Permanente: qualquer um, ou seja, sem restrição. (Lembrar de Museu)
Por isso que a questão fala sobre restrição de acesso, porque somente nessa fase o arquivo terá restrição de acesso.
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No início achei que estaria errada por conta dessa expressão "distribuição por toda a organização", mas faz sentido porque cada setor produzirá seu próprio arquivo, por isso uma de suas características é ser descentralizado.
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Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
...
O ítem está certíssimo.
-> "distribuição por toda a organização": o arquivo corrente caracteriza-se por ter extensão setorial, ou seja, cada parte da instituição cuida do ser próprio acervo na fase corrente, assim na fase corrente o arquivo tem distribuição por toda a organização.
-> "a restrição de acesso": na fase corrente e intermediária o arquivo é de acesso restrito. Só pode ter acesso aos documentos quem for do setor ou quem for autorizado pelo setor. Somente na fase permanente os documentos são de acesso livre (exceto os sigilosos).
->"existência de documentos com valor primário" Nas fases corrente e intermediária o valor é primário. Na fase permanente o valor é secundário.
-> "de uso frequente": na fase corrente os arquivos são de uso frequente, na fase intermediária o uso é eventual e na fase permanente não há definição quanto ao uso.
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Acredito que uma outra razão para o item "distrubuição por toda organização" estar correto, alem do fato de o arquivo corrente ser geralmente descentralizado, é a seguinte: É justamente na fase corrente que o documento circula pela organização, pois possui informações que são úteis para a administração. Seu acesso, porém, é restrito à administração, uma vez que o arquivo corrente tem caráter apenas funcional.
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O que a questão quer dizer com "Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização...". Eu não entendi.
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Pessoal...
ARQUIVO CORRENTE:
a) PROTOCOLO > Responsável pela movimentação (Expedição e Distribuição). Expedição (fora daquela empresa ou unidade física) e Distribuição (dentro daquela empresa ou unidade). Logo, Está certa a afirmação "distribuição por toda a organização".
b) RESTRIÇÃO DE ACESSO: Essa afirmativa não está relacionada à NATUREZA DO ASSUNTO (Ostensivo e Sigiloso), mas sim ao ACESSO ADMINISTRATIVO COTIDIANO. Por exemplo, uma pessoa do setor FINANCEIRO não pode mexer livremente nos arquivos correntes das RELAÇÃO EXTERNAS. É um tipo de restrição SETORIAL. Só se pode ter acesso com autorização de pessoa competente daquele setor.
c) VALOR PRIMÁRIO: Os documentos localizados no ARQUIVO CORRENTE E ARQUIVO INTERMEDIÁRIO possuem VALOR ADMINISTRATIVO, ou seja, VALOR PRIMÁRIO. Estão alí pela razão pela qual foram criados. Diferente do VALOR HISTÓRICO, ou SECUNDÁRIO, que perdeu o seu valor pelo qual foi criado e tornou-se peça de valor histórico e probatório.
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TABELA DAS TRÊS IDADES
------------------------------------------------------------------------------------------> RECOLHIMENTO
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░█▄▄▄█░ ⇒ TRANFERÊNCIA ⇒ ░█▄▄▄█░ ⇒ RECOLHIMENTO ⇒ ░█▄▄▄█░
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X ELIMINAÇÃO X ELIMINAÇÃO
VALOR PRIMÁRIO VALOR PRIMÁRIO VALOR SECUNDÁRIO
1º FASE/IDADE 2ª FASE/IDADE 3º FASE/IDADE
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE
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Perfeita definição
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O arquivo corrente guarda documentos que, devido ao seu alto valor administrativo, são extremamente necessários à realização das atividades administrativas. Por esta razão, esses documentos são frequentemente consultados, sendo o mais recomendado que estejam o mais próximo de seus usuários. Assim, uma das configurações do arquivo corrente é a de arquivo setorial, ou descentralizado (espalhado nos diversos setores).
Ainda, considerando que o documento de arquivo corrente possui alto valor administrativo, seu acesso é restrito ao administrador, ou pessoas autorizadas pelo mesmo, pois seu papel aqui é de ferramenta administrativa, necessária à realização de atividades.
Gabarito do professor: Certo
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"A restrição de acesso?"
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Gab: Certo
Questão: Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
Distribuição por toda a organização > os arquivos correntes são considerados, quanto a sua extensão, como setoriais, ou seja, todo setor da organização tem seu arqv corrente.
Restrição de acesso > os docs, tanto de valor corrente como de valor intermediário, têm seu acesso restrito (só pega quem tem autorização), ao contrário dos permanentes que têm acesso liberado ao público.
Valor primário > são extremamente necessários, por isso são primários, de acesso imediato. Esse valor pode ser Administrativo, Fiscal ou Legal, também por esta razão são de uso frequente, contínuo.