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E)
Fonte: Paes, 2004, p. 55.
3.1. Protocolo
Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo:
– denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
Dicas de Prova:
1a) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle;
2a) São consideradas atividades de controle:
• recebimento;
• classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento);
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
3a) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo;
Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.
4a) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto superior direito.
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Atividade do arquivo corrente é: C E P A E
Consulta
Empréstimo
Protocolo
Arquivamento
Expedição
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Principais atividades do arquivo corrente é PADECE:
Protocolo
Arquivamento
Destinação
Expedição
Consulta
Emprestimo
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Principais atividades do arquivo corrente é DECEPA:
Destinação
Expedição
Consulta
Emprestimo
Protocolo
Arquivamento
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2ª Fase: UTILIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO
Para Marilena Leite Paes:
Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
GABARITO -> [E]
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O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação.
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Resolução: o protocolo é desenvolvido no âmbito dos arquivos correntes, pois ele é o ponto de início dos documentos na instituição. Quando os documentos externos chegam à instituição, o primeiro setor pelo qual passam é o setor de protocolo. Quando os documentos são criados em sistemas informatizados, a primeira ação é a criação automática de um número de controle pelo Protocolo; quando os documentos são criados fisicamente nos setores, eles devem ser protocolados antes de serem tramitados.
Resposta: E