As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
Primeira Fase
Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um orgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Esta fase é composta pelos seguintes elementos:
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elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
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controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo.:
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utilização de processadores de palavras e textos
Segunda Fase
Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relaciona, os às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também,a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
Terceira Fase
Destinação de documentos: envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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