Questão 242509

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: MMA
• Ano: 2009
• Provas: CESPE - 2009 - MMA - Agente Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

A respeito da gestão de documentos aplicada a arquivos governamentais, julgue os itens seguintes.

Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• Certo.

   

  A gestão Documental possui 3 fases:

  -Produção

  -Utilização

  -Avaliação e Destinação

   

  Na fase de Utilização envolve as atividades de Protocolo, Classificação de doc, Controle de acesso e recup da informaçao

  Bons estudos

• A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nessa idade que os documentos tramitam bastante.

• A gestão de documentos possui 3 fases
  
   1. Produção: elaboração dos documentos necessários a instituição evitando-se a duplicação e emissãode vias desnecessárias
  2. Utilização: protocolo; classificação; organização e arquivamento durante a idade corrente e intermediária; normas de acesso à documentação e à ecuperação de informações;
  3. Destinação: Analise e avaliação de documentos (valor); definição de quais serão objetos do arquivo permanente e quais serão eliminados
  Fonte: Davi Barreto, Ponto dos concursos
• UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,classificação,registro,distribuição,tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fasse corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação ( empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensável ao desenvolvimento de funções administrativa, técnicas ou científicas das instituições.
  
  
  fonte: Arquivo: teoria e prática. Marilena Leite Paes
  
  
  
  

• Gabarito: CERTO.

   

  Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.

   

  Esta fase abrange os seguintes elementos:

  – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;

  – política de acesso aos documentos.
   

  Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.