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Fases da Gestão de Documentos 2ª Fase (Utilização)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
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Atenção, o gabarito apresentado está errado!
O gabarito do referido concurso (Auxiliar em administração UFU/2017) disponível na página desta instituição, indica a alternativa C.
a) Correto. A gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é divida em fases arquivísticas, que, em seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos.
A gestão de documentos compreende a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei 8.159/91). Sendo assim, a gestão compreende o ciclo vital dos documentos conforme indicado na alternativa.
b) Correta, apesar de incompleta. As fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a produção, a utilização e a destinação.
De acordo com a autora Marilena Leite Paes a gestão de documentos compreende resumidamente essas três fases: Produção, Uso (Utilização e conservação) e Destinação (Avaliação e destinação).
c) Incorreta (Gabarito). Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos.
A 1ªfase da gestão é a produção.
Os metodos de controle, relacionados as atividades de protocolo, mencionados na alternativa referem-se a 2ª fase (Uso)
d) Correta. Identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação documental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos.
Certíssimo! A avaliação documental que irá determinar a sua destinação (eliminação ou guarda permanente) corresponde a 3ª fase da gestão de documentos.
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PRIMEIRA FASE = PRODUÇÃO DOCUMENTAL
SEGUNDA FASE = UTILIZAÇÃO ------> PROTOCOLO ------> CLASSIFICAÇÃO
TERCEIRA FASE = DESTINAÇÃO ----> AVALIAÇÃO ------> TABELA DE TEMPORALIDADE
LEI 8159/91 -----> GESTÃO DE DOCUMENTOS = PAUTA
PRODUÇÃO
AVALIAÇÃO
USO
TRAMITAÇÃO
ARQUIVAMENTO
COM ESTE ESQUEMA EM MENTE, FICA FÁCIL RESPONDER AS QUESTÕES DE GESTÃO DOCUMENTAL.
GABARITO: LETRA C
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Sintetizando tudo. Quando se falar em GESTÃO DE DOCUMENTOS, tenham em mente:
3 fases arquivísticas:
1ºfase - PRODUÇÃO
2ºfase - UTILIZAÇÃO --- Temos o PROTOCOLO ( está na fase corrente)
3ºfase - DESTINAÇÃO --- AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO -- TABELA DE TEMPORALIDADE
E segundo a lei 8159, temos: A gestão de documentos compreende a P.A.U.T.A
P- PRODUÇÃO
A - AVALIAÇÃO
U - USO
T - TRAMITAÇÃO
A - ARQUIVAMENTO
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Gabarito letra C
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
a. Produção (visa a otimizar/racionalizar recursos)
- RACIONALIZAÇÃO de recursos materiais;
- Processo AVALIAÇÃO dos documentos;
- Gestão de CORRESPONDÊNCIAS (elaboração e gestão de correspondências);
- DIMINUIÇÃO de volume documental (através da simplificação das funções administrativas/dos métodos de trabalho/das rotinas de documentação);
- Criação de NORMAS DE PRODUÇÃO (Informes e diretrizes);
- Gestão de formulários;
- Utilização de processadores de textos e palavras;
- Garantir a INTEGRIDADE, AUTENTICIDADE e FIDEDIGNIDADE;
- Garantir a UNICIDADE.
b. Utilização/Armazenamento (Fluxo documental)
- Atividades de PROTOCOLO; (Alternativa C)
- Criação do Plano de CLASSIFICAÇÃO;
- Elaboração de Instrumentos de recuperação da informação;
- Expedição de documentos;
- ORGANIZAÇÃO e ARQUIVAMENTO de doc. correntes e intermediários;
- Elaboração de POLÍTICAS de Acesso (Consulta/Empréstimo);
- Criação da Política contra SINISTROS.
c. Destinação (Operacionalização)
- A eliminação (identificação de documentos destituidos de valor primário ou secundário, ou seja, que serão eliminados);
- O recolhimento.
(FUNCAB/ANS/2016) A fase da gestão documental que inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, elaboração de normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, denomina-se: UTILIZAÇÃO;
(COPEVE/UFAL/2011) Os instrumentos de gestão arquivística, como, por exemplo, o plano de classificação e a tabela de temporalidade são as bases técnicas do programa de gestão de documentos (CERTO).
(FCC/CNMP/2015) A Gestão de Documentos, Compreende o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo (Certo).
(INSTITUTOAOCP/PREFEITURA-RJ/2015) A fase que deve definir normas visando à racionalização de recursos materiais e, principalmente, à manutenção da integridade, autenticidade, fidedignidade e unicidade do documento de arquivo é a fase de PRODUÇÃO (CIA2015).
(IADES/HEMOCENTRO/2017) Com relação à fase da gestão de documentos em que são encontradas ações de organização e arquivamento de documentos na idade corrente, assinale a alternativa correta. E) Utilização;
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C).
Sem doidera, o protocolo pertençe à fase de utilização.
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
1- Produção para a RACIONALIZAÇÃO de recursos materiais;
- CRIAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO e das NORMAS DE PRODUÇÃO
- PLANEJAMENTO da Gestão de CORRESPONDÊNCIAS e de formulários
a fim de Garantir a INTEGRIDADE, AUTENTICIDADE, FIDEDIGNIDADE eUNICIDADE.
2- Utilização/Armazenamento (Fluxo documental)
- PROTOCOLO;
- o armazenamento segue Plano de CLASSIFICAÇÃO;
- Elaboração de Instrumentos de recuperação da informação;
- Expedição de documentos;
- ORGANIZAÇÃO e ARQUIVAMENTO de doc. correntes e intermediários;
- Elaboração de POLÍTICAS de Acesso (Consulta/Empréstimo);
- Criação da Política contra SINISTROS.
3- Destinação final
- para dar destinação é preciso fazer uma AVALIAÇÃO conforme a TABELA DE TEMPORALIDADE
- A eliminação
- O recolhimento - arquivo permanente
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As atividades de protocolo atuam somente na fase corrente.
Gab. C