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Como assim a utilização dos instrumentos de gestão de documentos, como código de classificação e a tabela de temporalidade, tem como um de seus objetivos a racionalização da produção de documentos da instituição.?
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Esse "racionalização" que não entendi também.
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Com os intrumentos de gestão - o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade - o processo de acesso aos documentos fica mais racional, prático, eficaz. Racionalizar significa: organizar (algo) de maneira lógica, tornando-o mais funcional, prático, eficaz, simplificar.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles contidas.
Cabe ressaltar que, por refletirem as funções e atividades dos órgãos, o Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública são dinâmicos. Sendo assim, requerem revisões e alterações periódicas, a fim de garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública. A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública em todas as esferas.
Link: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf
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Eu não entendi o que tem a ver isso com a racionalização da produção, pouco importa o código de classificação e a TTD para a produção do documento, importa para a gestão de documentos, isso sim.
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O plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos são ferramentas essenciais do programa de gestão de documentos. A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de RACIONALIZAÇÃO DA PRODUÇÃO e do fluxo documental, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, autorizando a eliminação criteriosa e segura dos documentos desprovidos de valor e a preservação dos documentos de guarda permanente, aumentando desta forma a eficiência e eficácia dos serviços arquivísticos da administração pública municipal.
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d)
a utilização dos instrumentos de gestão de documentos, como código de classificação e a tabela de temporalidade, tem como um de seus objetivos a racionalização da produção de documentos da instituição.
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AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:
OBJETIVOS
v Redução da massa documental
v Agilidade na recuperação dos documentos e das informações
v Eficiência administrativa
v Melhor conservação dos documentos de guarda permanente
v Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite)
v Liberação de espaço físico
v Incremento à pesquisa
Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. − São Paulo : Arquivo do Estado, 1998.
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Gabarito D
O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por
meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um
programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos,
resgatando, com isso, a função social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a
eficácia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o próprio
Estado, suporte para as decisões político-administrativas.
Fonte: http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_classificacao.pdf