Gabarito letra A
Fases da Gestão
A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:
Produção de documentos (1ª Fase)
Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.
Utilização de documentos (2ª Fase)
O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.
Destinação de documentos (3ª Fase)
Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
Existe uma outra vertente que considera 4 etapas, incluindo também a Avaliação junto com a Destinação na (3ª fase)
Fases do processo de documentação:
1) Produção de documentos:
- elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos
2) Utilização de documentos:
- Protocolo, recebimento, classificação, registro, organização, arquivamento de documentos na fase corrente e intermediária.
- Elaboração de normas de acesso às informações
- Recuperação de informações
3) Avaliação e destinação de documentos:
- Análise dos documentos acumulados
- Avaliação/seleção de documentos acumulados
- Estabele prazos de guarda
ATENÇÃO >>Existe uma outra vertente que considera 4 etapas, incluindo também a Avaliação junto com a Destinação na (3ª fase)
>> PUDA (1 PRODUÇÃO, 2 UTILIZAÇÃO, 4 DESTINAÇÃO E 3 AVALIAÇÃO), pois a Gestão de Documentos ACIMA SÃO AS FASES ( 4 ETAPAS )