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O primeiro passo para uma contabilidade verdadeiramente gerencial, é que esta seja atualizada, conciliada e mantida com respeito às boas técnicas contábeis.
Desta forma, pressupõe-se, entre outros, que uma contabilidade para uso gerencial deva ter:
1. Contas bancárias devidamente “fechadas” com os respectivos extratos, sendo as diferenças demonstradas e que tais diferenças não afetem o resultado pelo regime de competência. Admite-se, tão somente, as típicas “pendências” bancárias, como cheques não compensados e pequenos valores de débitos e créditos a ajustar. Valores expressivos, como débitos de juros e encargos sobre financiamentos, devem estar contabilizados.
2. Provisões de Férias e 13º Salário feitas mensalmente, com base em relatórios detalhados do departamento de recursos humanos. A falta de provisão mensal distorce as demonstrações contábeis, pois o regime de competência não é atendido.
3. Depreciações, amortizações e exaustões, contabilizadas com base em controles do patrimônio.
4. Registro dos tributos gerados concomitantemente ao fato gerador, efetuando-se também a Provisão do IRPJ e CSLL, conforme regime a que está sujeito a empresa (lucro real, presumido ou arbitrado).
5. Nas empresas que se dedicam às atividades imobiliárias, optar por contabilizar custos orçados das obras. Outras atividades também exigirão técnicas contábeis específicas, como as cooperativas e as instituições financeiras.
6. Receitas, custos e despesas, reconhecidas pelo regime de competência, como detalhado adiante.