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A microfilmagem é uma técnica que permite a reprodução do conteúdo do documento em outro suporte, com redução inúmeras vezes do tamanho real do documento original. É utilizada principalmente para eficiência no uso do espaço físico e por questões de segurança (pois além de ser mais difícil de ler um documento microfilmado, preserva-se melhor o documento original).
Para resolver em definitivo a questão das massas documentais acumuladas deve ser utilizada a política de gestão de documentos, pois esta foi elaborada como solução para gerir a grande quantidade de produção de documentos, bem como evitar a perda de informações importantes.
Gabarito do professor: Errado
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Comentário do professor Mayko Gomes - Professor de Arquivologia
A microfilmagem é uma técnica que permite a reprodução do conteúdo do documento em outro suporte, com redução inúmeras vezes do tamanho real do documento original. É utilizada principalmente para eficiência no uso do espaço físico e por questões de segurança (pois além de ser mais difícil de ler um documento microfilmado, preserva-se melhor o documento original).
Para resolver em definitivo a questão das massas documentais acumuladas deve ser utilizada a política de gestão de documentos, pois esta foi elaborada como solução para gerir a grande quantidade de produção de documentos, bem como evitar a perda de informações importantes.
Gabarito do professor: Errado
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Marcos Pinheiro a digitalização é diferente da microfilmagem, esta por exemplo tem respaldo legal, por isso é principal, é legalizada.
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Creio que pelo fato da microfilmagem, ou até a digitalização requererem que os documentos estejam previamente classificados..organizados.. a microfilmagem não poderia ser aplicada primariamente na massa documental. Ou seja, sendo necessária primeiramente a classificação, posteriormente a realização da microfilmagem.
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GABARITO: E
A Gestão de Documentos é a principal solução para organização das massas documentais acumuladas.
O que é a Gestão de Documentos?
A gestão de documentos se caracteriza por ser uma área do arquivo documental, que tem a função de promover a administração dos documentos, desde o início dos negócios até a fase corrente, ou seja, durante a sua vida útil. No universo da informática, a gestão de documento pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar.
Na era da tecnologia, as empresas não podem mais ignorá-la e deixar de usá-la ao seu favor. Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância.
Como é feita a Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é feita por fases, que visam o máximo de organização para que as informações importantes não sejam perdidas no meio do processo. Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico.
Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram. Na terceira fase, o gestor faz a determinação do ciclo de vida do documento durante a sua existência como, por exemplo, a elaboração, publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento e destruição. A última fase da gestão de documentos é o momento em que o organizador informa ao usuário qual é o método mais eficaz para localizar os documentos durante a execução das suas atividades diárias.
(continua)
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Quais são os benefícios da Gestão de Documentos?
- Recuperação do espaço físico
- Organização dos documentos
- Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos
- Segurança das informações da empresa
- Praticidade para a elaboração de relatórios
- Redução de custos
Por que organizações públicas devem fazer a Gestão de Documentos?
Segundo a Lei de Acesso a Informações Públicas - nº 12.527, as organizações que atuam no âmbito público como, por exemplo, prefeituras e assembleias são obrigadas a disponibilizar os seus documentos para que sejam consultados pela população. Portanto, para se enquadrar na lei, garantir a idoneidade e organização das suas informações, elas devem optar pela gestão de documentos.
Fonte: www.administradores.com.br
Bons estudos! ;)
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A microfilmagem tem alto custo, o que não tornaria viável ser a principal solução.
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Eu já nesses que nesses casos a melhor é a digitalização ...
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complicado fazer prova pra essa banca, QUADRIX, você não é CESPE!!! Elabore questões com personalidade. Tenta copiar e faz cagada!!!!
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Outra da mesma prova:
A aplicação adequada da microfilmagem dá-se em grandes volumes documentais. CERTO
Não entendi...
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ERRADO
ERRO: "é a principal solução"
A principal solução é adequada GESTÃO DOCUMENTAL.
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Quando a Quadrix vem com esse "principal" já desconfie!
Gabarito: E (P/ quem não é assinante)
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Não tem como a microfilmagem ser solução para organização de massa documental acumulada. Vejo isso como algo impossível, pois a organização documental é um requisito essencial para que se promova uma microfilmagem.
Vejam o que Marilena diz:
"Um bom serviço de microfilmagem pressupõe, em primeiro lugar, a organização arquivística dos documentos e o estabelecimento de um criterioso programa de avaliação e seleção do acervo documental."
Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (Ed 3, pág 157)
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CESPE
A microfilmagem, técnica de custo elevado, deve ser realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo. (CERTO)
QUADRIX
A microfilmagem é mais vantajosa quando aplicada a grandes volumes documentais, com prazo de guarda de até cinco anos. (ERRADO)
RESPOSTA:
Um prazo de guarda de cinco anos é considerado curto, o que torna desnecessário aplicar a técnica nesse conjunto documental extenso.
Prof. Serenna
QUADRIX
A aplicação adequada da microfilmagem dá-se em grandes volumes documentais. (certo)