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Uso exagerado de e-mail deve evoluir para uma 'etiqueta'
Jenna Wortham
Certa manhã da semana passada, acomodei-me diante do computador e olhei para minhas caixas de entrada de emails: 40 mil mensagens não lidas. (O número enorme se relaciona à minha vida como jornalista, e às cinco contas diferentes, pessoais e profissionais, que mantenho no serviço). Porque estava me sentindo estranhamente animada, decidi atacar a montanha de mensagens, jogando fora sem ler as mensagens de fóruns e os alertas de rede social. Confirmei diversas reuniões por meio de mensagens breves, respondi a convites que estavam há muito esperando respostas e retribuí mensagens carinhosas de alguns amigos. Trabalhei durante cerca de uma hora, e reduzi a pilha de mensagens não lidas em 100 e-mails.
Satisfeita com o desempenho matinal, saí cedo para o almoço. Mas quando voltei à minha mesa, uma hora mais tarde, era como se eu não tivesse apagado coisa alguma. Dezenas de mensagens novas esperavam respostas ou decisões. Frustrada, fechei minha tela de e-mail e não consegui retornar a ela pelo resto do dia.
Nem sempre foi assim. O e-mail um dia foi uma ótima ferramenta de comunicação, menos intrusiva que o telefone e mais rápida que os correios. Agora, mesmo quando funciona como desejado, se tornou um pesadelo virtual – e, em certos casos, um pesadelo real. Já tive muitos sonhos ruins sobre perder mensagens importantes enviadas pelo meu chefe.
O QUE DEU ERRADO
Parte do problema está em o formato do e-mail ter se estagnado enquanto os demais recursos de comunicação e redes sociais disparavam e o deixavam muito para trás, diz Susan Etlinger, analista do Altimeter Group, que estuda como as pessoas usam e interagem com a tecnologia e a internet. O e-mail se organiza em larga medida por uma cronologia linear, com pouca atenção a tópicos e a questões contextuais. "
É como qualquer outra timeline ou feed", ela diz. "As coisas têm seu momento e depois passam. O modelo atual do email ficou obsoleto".
Enquanto as soluções não vêm, ainda preciso ficar de olho em minha caixa de entrada ao longo do dia e faço – em papel – uma lista de pessoas a quem preciso responder antes de dormir. É um método arcaico, na melhor das hipóteses, e raramente consigo responder a todos antes que o dia acabe.
SOLUÇÕES
Eu comecei a pensar na hipótese de declarar falência de email – fechar minha conta e começar do zero com uma nova – mas descobri uma nova opção nas guerras do email, um aplicativo chamado Mailbox, para o Apple iOS, que promete mudar a maneira pela qual administramos nossos e-mails.
O Mailbox de certa forma reproduz um sistema mais antigo e simples para lidar com a correspondência – correspondência física –, que costumávamos separar logo que recebíamos. As cartas mais importantes eram lidas primeiro, as mensagens indesejadas iam para o lixo e algumas das correspondências eram guardadas para leitura posterior. O app faz mais ou menos a mesma coisa, ao permitir que os usuários separem sua caixa de entrada em três colunas claramente demarcadas.
O e-mail tradicional é apenas uma parte das comunicações eletrônicas que recebemos e requerem constante atenção. Muitos de nós precisamos encarar um número cada vez maior de caixas de entrada – entre as quais as do Twitter, Facebook, SNS, Skype, serviços de encontros on-line, LinkedIn e Snapchat.
É possível que uma solução técnica não baste.
ETIQUETA
Joshua Lyman, consultor de tecnologia e blogueiro que recentemente completou seu mestrado em sistemas de informação pela Universidade Brigham Young, diz que o principal problema do e-mail é social e cultural. Etiqueta e expectativa precisam ser estabelecidas, da mesma forma que a etiqueta telefônica evoluiu até que surgisse um entendimento comum quanto a evitar telefonemas tardios ou no horário das refeições.
"Não é a quantidade de e-mails que é o problema", diz Lyman. "Mas sim as mensagens que requerem que percamos tempo, procuremos arquivos, componhamos uma resposta bacana. Os seres humanos só conseguem processar dado volume de informações. Ficamos sobrecarregados".
E ele diz que isso é um sinal de esperança. Lyman acha que poderemos resolver o problema, desde que assim desejemos. Por exemplo, podemos tentar manter nossos emails de trabalho curtos, inspirando-nos nos 140 caracteres que limitam os posts do Twitter. E podemos encontrar maneiras melhores de colaborar, para que organizar um almo- ço não requeira a troca de 10 mensagens.
"Ensinamos às pessoas como usar a internet, nos últimos 20 anos", diz Lyman. "Basta descobrir como interagir com o e-mail para que ele nos cause menos problemas".
Disponível em: <http://www1.folha.uol.com.br/tec.shtml>. Acesso em: 18 mar. 2013. [Adaptado].