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Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três fases: PRODUÇÃO(produção/criação), UTILIZAÇÃO(uso e tramitação) e DESTINAÇÃO(determinar Eliminação ou Guarda Permanente). A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item.
GABARITO --> CERTO
FOCO! FORÇA! FÉ! Chegaremos Lá!
DEUS É FIEL!!
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GABARITO: CERTO
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A Gestão de Documentos implica somente sobre a fase primária, ou seja, os arquivos correntes e intermediários. O protocolo faz parte dos arquivos correntes, é uma das fases de utilização dos documentos, quanto ao recebimento, registro, tramitação, expedição. A fase secundária (arquivo permanente) não é uma das fases aplicada pela Gestão de Documentos.
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Gabarito CERTO;
Processo de trabalho do PROTOCOLO segundo Marilena Paes (pag.56)
a. Recebimento e Classificação (Separar correspondência oficial da particular, encaminhar correspondência sigilosa ao destinatário, interpretar e classificar, elaborar resumo do assunto);
b. Registro e Movimentação (funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Executando as seguintes ações: anotando espécie doc., código e resumo do assunto, encaminha os documentos as respectivos destinos, após os despachos de autoridade competente);
c. Expedição (receber correspondência, verificar se não faltam folhas, numerar e completar a data no original e cópias);
d. Arquivamento;
(CESPE/MP-ENAP/2015) As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase de produção (Errado, se desenvolve tal atividade na fase de utilização).
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Gestão de documentos (PUD)
Produção
Utilização (protocolo)
Destinação
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Gestão de documentos: Fases corrente e intermediária. Protocolo está na fase corrente.
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CERTO
Gestão de documentos :
Produção
Utilização - Protocolo
Destinação
Gestão de documentos inclui a fase corrente e intermediária
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•PROTOCOLO
–É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA:
–AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS.
–É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU,
–AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
Gabarito: Certo
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Gabarito Correto
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
*Fases da gestão de documentos
*As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.
*Fases de gestão de Documentos P.U.A.D:
1°produção de documentos.
2° utilização.
3° avaliação e destinação.
I) Produção de documentos; o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
Exemplo: Estudos, planejamentos, determinação de normas, de diretrizes, de ferramentas, de procedimentos, elaboração de manuais e formulários,
II) utilização de documentos; esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
>Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação,
Exemplo: Protocolo, empréstimo, consultas, arquivamento, autuação, classificação, etc.
III) avaliação e Destinação de documentos.
A)Avaliação / tabela da temporalidade:é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
B) Destinação/ plano de destinação: é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
Exemplos:
Atividades para após o uso administrativo do documento, como avaliação, eliminação, recolhimento, ações de conservação e preservação, etc.
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Gabarito: CERTO
Sabendo que só existem as 3 fases de gestão documental (PUD), ficaria fácil resolver a questão:
P rodução - Elaboração dos documentos. Ex: criar modelos e formulários,
U tilização - Controle, uso e armazenamento dos documentos. Ex: Protocolo, expedição
D estinação - determinar se o doc. vai ser eliminado ou guardado permanentemente. Ex: Transferências e recolhimentos.
A questão fala no protocolo, não poderia estar na produção - pois o documento já foi produzido. E também não pode ser destinação, pois no protocolo ainda não estamos na fase de decidir se o documento vai ser guardado permanentemente ou eliminado. So poderia ser utilização.
Bons estudos galera.
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CERTO
Gestão de documentos: PUD (Produção/ Utilização/ Destinação)
"Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item."
- Profº Elvis Miranda.
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COMPLEMENTANDO
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.
Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro:
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a Expedição consiste na remessa externa desses documentos.
Tramitação
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
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FASES DA GESTAO DE DOCUMENTOS:
PUAD:
1- FASE:
P-PRODUCAO: racionaliza a criação de docs. Gestão de formulários.
2- FASE:
U- UTILIZACAO(manutenção): normas de acesso. Controle de docs (protocolo). Arquivamento de docs (plano de classificação).
3- FASE:
A- AVALIACAO
D- DESTINACAO (avaliação): tabela de temporalidade. Analisa se os docs serão guardados (e por quanto tempo) ou se serão eliminados.
GAB: CERTO
AVANTE MANCEBOS!!
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FASES DA GESTAO DE DOCUMENTOS: PRO UTI AVALIA NOTA 10
PRO.duçao
UTI.lização
AVALIA.ção
NOTA 10 tinação
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Utilização: é a onde os documentos são utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades desta fase são de busca e localização (protocolo), de consulta e empréstimo, entre outras.
fonte: apostila de Giovana Carranza
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FASES/TAREFAS que compõem a gestão de documentos segundo a doutrina: PUD
- Produção: ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. É onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
- Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
- Destinação/Avaliação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda (tabela de temporalidade) dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recolhimento ao arquivo permanente. A avaliação é realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder economizar em sua guarda, tanto no que se refere à pessoal como o recurso materiais.
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As FASES da gestão de documentos são:
1.PRODUÇÃO - comando de RACIONALIZAR a produção de documentos;
2.UTILIZAÇÃO - compreende para utilização do arquivo: prever quais as NORMAS DE ACESSO; seu PROTOCOLO (para recebimento, classificação, registro, distribuição, expedição, tramitação e autuação); bem como o ARQUIVAMENTO
3.DESTINAÇÃO - realizada pela TABELA DE TEMPORALIDADE (se elimina ou recolhe para a fase permante)
Dessa forma, é correto afirmar que o protocolo encontra-se na fase de UTILIZAÇÃO - GAB. C
Bons Estudos!
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Fases da Gestão de Documentos
· Produção; (elaboração dos documentos, produção)
· Utilização; (uso e tramitação, protocolo, organização e arquivamento)
· Destinação. (avaliação, eliminação, arquivamento permanente, prazo de guarda).
GAB CERTO.
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GAB:C
A gestão documental está dividida em três fases básicas:
✔️ Produção: diz respeito à elaboração de documentos em função das atividades da insituição.
✔️ Utilização: compreende as atividades de tramitação e uso. Nessa fase estão incluídas todas as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação);
✔️ Destinação: atividades de avaliação e arquivamento.
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Lembre-se! A gestão ocorre nas fases corrente e intermediária.
Gestão de documentos: (PAUTA)
- Produção;
- Avaliação;
- Uso;
- Tramitação;
- Arquivamento.
Fonte: Arquivologia - coleção tribunais e MPU. George Melo Rodrigues.
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PRODUÇÃO
UTILIZAÇÃO= Aqui se trata de fase de PROTOCOLO (recebeminto, classificação, registro, distribuição e tramitação)
AVALIAÇÃO
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Fui montando um esquema para ajudar na compreensão:
Peguei o toque pejorativo no mnemônico de algum colega do QC... e associei com outro mnemônico
Percebam que a PUTAA está dentro do PUD (isso ficou "um tanto cômico").
Produção
Uso \ Utilização
Tramitação
Avaliação \ destinação
Arquivamento
Produção
Uso \ Utilização
Destinação \ Avaliação
1) Produção de doc.:
2) Utilização de doc.:
Protocolo:
- Recebimento
- Classificação (Assunto).
- Registro (atuação), normas de acesso à documentação
- Expedição/Distribuição
- Movimentação/tramitação.
- Controle.
Arquivo
- Arquivamento (Plano de Classificação e Métodos de Arquivamento)
- Desarquivamento: consulta, empréstimo, expedição.
- Destinação.
3) Destinação e avaliação de doc.: Tabela de Temporalidade
- Avaliação
- Destinação
Se encontrarem algum erro, por favor, avisem-me.
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gente cuidado, estou vendo comentários com a ordem do protocolo equivocada.
SEGUE A ORDEM
PROTOCOLO: 1-RECEBIMENTO; 2-REGISTRO E AUTUAÇÃO; 3-CLASSIFICAÇÃO; 4-EXPEDIÇÃO (EXTERNA)/DISTRIBUIÇÃO (INTERNA); 5-CONTROLE/MOVIMENTAÇÃO.
FONTE:GRAN CURSOS ONLINE
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Produção ->Protocolo ( ARQUIVO CORRENTE)
Utilização -> Protocolo (Plano de classificação (é parte do protocolo)) CORRENTE E INTERMEDIÁRIO
Avaliação e Destinação -> Análise, Seleção, TTD e Plano de Destinação, Eliminação
Esse ano a banca afirmou que a Gestão compreende as 3 idades. (ಥ﹏ಥ)
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Fases gestão de documentos: PUD
Produção
Utilização- Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo).
Destinação
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A fase de utilização envolve atividades que tratam diretamente com os documentos. São atividades que, para serem executadas, precisam da sua existência prévia.
Considerando que o protocolo tem a função de controlar o trâmite de documentos, e os documentos precisam já estar produzidos, já existirem para tramitar, podemos sim afirmar que as atividades de protocolo se encontram na fase de utilização da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Certo
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Fase da gestão em que se encontra o Protocolo >>>>>>>>>>> UTILIZAÇÃO!!
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Um programa de gestão de documentos é dividido, segundo a bibliografia arquivística, em três fases: produção, utilização e destinação. A atividade de protocolo, que consiste no controle da tramitação dos documentos, está incluída na fase de utilização, como bem afirma o item.
https://blog.grancursosonline.com.br/wp-content/uploads/2018/03/STM-Coment%C3%A1rios-de-Arquivologia.pdf
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A fase de utilização envolve atividades que tratam diretamente com os documentos. São atividades que, para serem executadas, precisam da sua existência prévia.
Considerando que o protocolo tem a função de controlar o trâmite de documentos, e os documentos precisam já estar produzidos, já existirem para tramitar, podemos sim afirmar que as atividades de protocolo se encontram na fase de utilização da gestão de documentos.
Gabarito do professor: Certo
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Resolução: exatamente. O protocolo acontece na fase de utilização do programa de gestão de documentos.
Resposta: certa
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GABARITO: CERTO
A fase de utilização envolve atividades que tratam diretamente com os documentos. São atividades que, para serem executadas, precisam da sua existência prévia.
Considerando que o protocolo tem a função de controlar o trâmite de documentos, e os documentos precisam já estar produzidos, já existirem para tramitar, podemos sim afirmar que as atividades de protocolo se encontram na fase de utilização da gestão de documentos.
FONTE: Mayko Gomes, Professor de Arquivologia, de Arquivologia
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PROTOCOLO --> FASE DE UTILIZAÇÃO
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Protocolo = 1ª idade documental (corrente) e 2ª fase documental (Utilização)
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Fases/Etapas da Gestão de Documentos (Produção, Utilização, Destinação PUD)
b) Utilização: uso, tramitação; protocolo (receber, registrar, classificar, distribuir, tramitar, expedir), organização, arquivamento; normas.
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CERTO
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pha de enunciado é esse mas acertei ainda assim
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CERTO
Fases da gestão de documentos >>mnemônico PUAD. Nele, 3 fases
1-Produção
2-Utilização
3-Avaliação e Destinação
2-Utilização de Documentos (Segunda fase) tramitação ----> uso.
- Protocolo
-Expedição;
-Organização;
-Arquivamento em documentos em fase corrente e intermediária,
-Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta);
-Recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
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GABARITO CERTO.
Lembre-se que há fases de produção, utilização e destinação.
O protocolo está na utilização.
Questão comentada pela professora Daliane Aparecida Silvério de Sousa.