Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tanto os métodos ("são critérios que determinam o modo e a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação)) quanto os sistemas de arquivamento.
Os sistemas são a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos e podem ser de 3 espécies:
- Sistema Direto: Quando não há necessidade de instrumentos para busca e/ou recuperação; Ex: Alfabético e Geográfico. Nesses você vai direto no local que está o documento e o encontra.
- Sistema Indireto: Quando há necessidade de instrumentos para busca e/ ou recuperação; Ex: Numérico. Não existe um arquivo que começa com os números 1, outro que começa com o número 2. Nesse você depende de algum referente para que possa encontrar o local que o documento se encontra para somente assim poder procura-lo.
- Sistema Semidireto: Usado somente para o método de arquivamento básico alfanumérico (que combina letras e números). Quando há necessidade parcial de instrumentos. Ex: Uma tabela para localizar uma estante, mas não a gaveta.