Gab: C
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos é solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação.
Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal
Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada
ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.
Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta
de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá
da direita para a esquerda.
Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Divide-se
em:
•• alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação dicionária e a ordenação
enciclopédica.
Gab: C
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser adotado e quais os seus métodos auxiliares.
Em cada caso pode-se organizar os Arquivos em:
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme os seguintes critérios: por
estado, país ou cidade.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação. Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal:
- Simples: os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
- Cronológico: utiliza número e data como forma de localização da informação.
- Dígito-terminal: os documentos são arquivados conforme uma sequência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares. A leitura da sequência se dá da direita para a esquerda. Ex.: o número 170482 será divido em três pares que serão lidos da direita para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
•• ideográfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Eles podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. Divide-se em:
alfabético: os assuntos são divididos conforme a ordenação do dicionário e a ordenação enciclopédica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico).
numérico: os assuntos recebem números específicos. Podem ser decimal, duplex ou unitermo.
Decimal: Os assuntos são divididos em no máximo 10 divisões. Estas 10 divisões podem ter também no máximo 10 subdivisões e assim sucessivamente. Por ser sempre dividido por 10 ele é chamado de decimal. Expansão LIMITADA de classes. As subdvisões são representadas por pontos.
Ex. 211 Cursos
211.1 Extensão
211.2 Formação
duplex: É parecido com método decimal por ser também hierarquizado, mas no duplex não tem a limitação de 10 divisões por nível, ou seja, não tem limitação de níveis/ classes.
Outra diferença é que os algarismos são separados por traço e não por ponto como no decimal.
Ex. 2-1-1 Cursos
2-1-1-1 Extensão
2-1-1-2 Formação
Unitermo: É um método de arquivamento que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente (número de registro), de acordo com a sua entrada.