O diagnóstico pode ser efetuado a qualquer momento, mesmo quando um sistema de arquivístico já está implementado (pode ser necessário, inclusive para alterar o sistema vigente). sendo assim ele não é uma ação dentro do sistema arquivístico, mas uma ação separada, realizada até como forma de avaliar a eficiência do sistema existente.
"O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo" (PAES, Marilena Leite. Arquivo, teoria e prática, p.36)