A teoria das três idades é a sistematização dos documentos dentro de cada fase do ciclo documental. Isso quer dizer que é através dela, aliado à tabela de temporalidade, plano de classificação e avaliação documental, que temos os documentos corretos/no tempo correto nas fases corrente e intermediária, e de quebra, na fase permanente.
Exemplo: o documento x foi avaliado pela Comissão Permanente de Avaliação de documentos - CPAD. Nessa avaliação, decidiu-se que o valor informacional desse documento perpassa as razões pelas quais foi criado (valor primário) e que, após cumprir essas funções, o documento deve seguir para a guarda permanente (valor secundário). Nesse sentido, definiu-se os prazos na tabela de temporalidade para que o documento permaneça em cada fase do ciclo documental. Essa definição levou em consideração, como afirma a questão, a frequência de uso, a tipologia (de qual documento se trata. Ex: ata de reunião), a função (atividade que representa para a instituição) e o período em que ainda são válidas as informações contidas no documento. Chamamos isso de vidência.
Segundo o Plano de Classificação e Tabela de temporalidade relativo às atividades-meio da administração pública, vigência "é o período no qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidas nos documentos".
Dito isso, vamos analisar as alternativas:
a) Se o documento x deixou de produzir os efeitos na data xx/xx/xxxx, não tem motivo para ficar ocupando espaço no arquivo corrente, certo? Então esse é um fator que deve ser levado em consideração durante a avaliação de documento. Esse fator é chamado de vigência.
b) Organicidade, segundo o DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) é a relação natural entre os documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Em outras palavras, é o motivo de existência de um documento de arquivo. Sem ela, o documento não existiria.
c) Unicidade: o documento de arquivo é único dentro do seu contexto de produção. Isso quer dizer que não existem dois documentos de arquivos iguais, como é o caso dos exemplares nas bibliotecas.
d) Natureza: a natureza dos documentos diz se ele é especial ou especializado. Um documento especial é aquele em que foi produzido em um suporte não convencional e que precisa de outros equipamentos para ser lido. Exemplo: uma microficha é um documento especial, somente podendo ser lida com a ajuda de um equipamento chamado leitor de microfilmes. Já os especializados são aqueles documentos que tratam de um assunto específico a fundo. Exemplo: documentos que tratam de um hospital, ou de um dia comemorativo.
e) Se "relação" for a relação natural que ocorre entre os documentos de arquivo, quer dizer que os documentos são produzidos ou recebidos para registrar uma informação em um suporte documental. Dessa forma, eles possuem uma relação natural entre si, já que se relacionam a partir das funções da entidade produtiva.
Fontes:
Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de
arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
Gabarito do Professor: A