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gab B.
Eliminados: Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente).
Transferidos : A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária é chamada de Transferência.
Recolhidos: Neste caso, o documento será criado na fase corrente, onde permanecerá por determinado período (no exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário).
Destaque para as seguintes informações:
1) Todo documento será criado na fase corrente;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente) ;
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente) ;
5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente) ;
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Em primeiro lugar é importante lembrarmos os conceitos de transferência, recolhimento e eliminação. Transferimentos um documento quando ele deixa de ser intensamente utilizado, saindo da fase corrente e indo para a fase intermediária. Recolhemos um documento quando ele deixa de possuir valor administrativo e passa a possuir apenas valor histórico, saindo das fases corrente ou intermediária para a guarda permanente. E finalmente, eliminamos um documento quando o mesmo deixa de possuir valor administrativo e não possui valor histórico.
I – O controle de acesso de portaria não possui, via de regra, valor histórico, sendo assim, quando seu valor administrativo (controlar quem entra e quem sai) deixar de existir, o mesmo poderá ser eliminado;
II – O relatório de serviços de manutenção de elevador deve ser guardado enquanto o próprio elevador estiver em uso. Pense da seguinte maneira: para que eu saiba que é seguro utilizar o elevador eu devo saber que sua manutenção está em dia, e isso só será possível enquanto eu possuir os registros da manutenção.
III – O inventário de material permanente deverá ser recolhido pois, via de regra, devem ser guardados enquanto existir o material.
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Gabarito: B
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Resolução: essa é uma questão de juízo de valor que a banca não deveria estar cobrando. Cada documento possui um valor específico a depender da instituição e por isso é tão difícil apontar o que é de valor permanente ou não. Entretanto, é o que temos pra hoje, então vamos tentar imaginar o valor que cada item possui.
I. Controle de acesso de portaria é um documento que contém todas as pessoas que entraram e saíram do recinto da instituição num determinado período de tempo. Esse documento, por senso comum, não necessita aguardar a sua eliminação no arquivo intermediário e muito menos será recolhido ao arquivo permanente, pois o valor inicial e final é temporário demais para fazer jus aos destinos
mencionados.
II. O Relatório de manutenção de elevadores deve ficar um tempo no arquivo intermediário, pois é preciso que a manutenção seja feita periodicamente. Dessa forma, um relatório vai sendo mais importante do que o outro, com o passar do tempo, até que cada um vá perdendo o seu valor. Portanto, esses documentos, ao cumprirem as funções pelas quais foram criados, devem ser
transferidos ao arquivo intermediário
III. O inventário citado, como o próprio nome diz, é permanente.
Resposta: B
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Essa é uma questão que envolve juízo de valor. Não é comum que as bancas cobrem esse tipo de análise. Cada documento possui um valor específico a depender da instituição e por isso é tão difícil apontar o que possui valor permanente e o que pode ser eliminado, pois essa análise depende de um conhecimento prévio sobre a instituição, suas funções, a história dos seus documentos e todas as características que a compõem. Entretanto, a questão pede que essa análise seja feita mesmo sem essas informações, então você deve tentar imaginar o valor que cada item documental possui.
Dica: para resolver esse tipo de questão, tente imaginar o quão importante é aquele documento para a instituição, se as informações contidas são descartáveis ou não, se elas são o resultado sintético de algo maior que pode servir como prova, se os documentos poderão representar a história institucional, se há outras informações mais importantes que serão mais significativas do que as contidas nesse documento, etc.
Vamos aos itens:
I. Controle de acesso de portaria é um documento que contém todas as pessoas que entraram e saíram do recinto da instituição num determinado período de tempo. Esse documento, por senso comum, não necessita aguardar a sua eliminação no arquivo intermediário e muito menos será recolhido ao arquivo permanente, pois o valor inicial e final é temporário demais para fazer jus aos destinos mencionados. Por isso, um controle de acesso de portaria pode ser considerado, pelo menos inicialmente, como um documento que poderá ser eliminado assim que cumprir a sua função na fase corrente, sem necessidade de aguardar no arquivo intermediário.
II. O Relatório de manutenção de elevadores deve ficar um tempo no arquivo intermediário, pois é preciso que a manutenção seja feita periodicamente. Dessa forma, um relatório vai sendo mais importante do que o outro, com o passar do tempo, até que cada um vá perdendo o seu valor. Portanto, esses documentos, ao cumprirem as funções pelas quais foram criados, devem ser transferidos ao arquivo intermediário e, posteriormente, podem ser eliminados.
III. O inventário citado, como o próprio nome diz, é permanente. Os inventários são descrições detalhadas sobre o patrimônio e, portanto, registram sinteticamente o curso de uma história. Nesse sentido, deve-se proceder ao
recolhimento para a guarda permanente.
Gabarito do Professor: B
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Gabarito: Bee