Por eliminação, podemos descartar, por serem documentos importantes: (vermelho)
a)solicitação de movimentação de pessoal, adicionais de férias, escala de plantão;
b)ações trabalhistas, identificação funcional, exames de seleção;
c)escrituras de bens imóveis, contrato social, pedido de transferência de pessoal;
d)relatórios de auditoria, regimento da instituição, pedido de adicionais de insalubridade;
e)parecer de aprovação de contas, solicitação de adicionais de periculosidade, convocação para reunião.
Restando a assertiva A...
mais uma vez eu digo que não é bacana a banca solicitar que o candidado diga se o documento vai possuir guarda temporária ou permanente porque cada instituição é uma instituição e cada documento é um documento dentro do seu contexto de produção. Entretanto, a FGV está solicitando e a gente vai precisar usar o bom senso para identificar se os documentos são de guarda temporária ou não.
Dica: tente ir por essa linha de pensamento: esse documento tem valor constituidor/formador para a instituição? Se sim, você terá um forte indício de que esse documento possui valor permanente. Se não, será temporário.
Pelo menos um item de todas as alternativas, com exceção da letra A, se referem a documentos que envolvem itens formadores da instituição e que são importantes para a vida funcional do servidor. A letra A, no entanto, só contêm documentos transitórios. A solicitação de movimentação, depois que tem o procedimento, pode ter como destinação a eliminação; o adicional de férias, depois de atribuído, também pode ser destinado à eliminação; e escalas de plantão são documentos que refletem rotinas de trabalho temporárias e que, portanto, têm valor temporário.
Analise assim, ok?
Resposta: A
Essa é uma questão que envolve juízo de valor. Não é comum que as bancas cobrem esse tipo de análise. Cada documento possui um valor específico a depender da instituição e por isso é tão difícil apontar o que possui valor permanente e o que pode ser eliminado, pois essa análise depende de um conhecimento prévio sobre a instituição, suas funções, a história dos seus documentos e todas as características que a compõem. Entretanto, a questão pede que essa análise seja feita mesmo sem essas informações, então você deve tentar imaginar o valor que cada item documental possui.
Dica 1: para resolver esse tipo de questão, tente imaginar o quão importante é aquele documento para a instituição, se as informações contidas são descartáveis ou não, se elas são o resultado sintético de algo maior que pode servir como prova, se os documentos poderão representar a história institucional, se há outras informações mais importantes que serão mais significativas do que as contidas nesse documento, etc.
Dica 2: tente ir por essa linha de pensamento... esse documento tem valor constituidor/formador para a instituição? Se sim, você terá um forte indício de que esse documento possui valor permanente. Se não, será temporário.
A questão pede que se identifique quais dos tipos documentais listados são de guarda temporária, ou seja, quais são os documentos que após cumprirem seus prazos nas fases corrente e intermediária, podem proceder à eliminação. Do contrário, você vai encontrar documentos que são de guarda permanente, ou seja, que cumpriram as funções pelas quais foram criados e agora vão ser guardados permanentemente, pois existem outras razões (históricas, culturais, probatórias ou informativas) que justificam a guarda eterna.
Vamos aos itens:
a) Solicitação de movimentação de pessoal: é um pedido para que um servidor seja redistribuído, por exemplo. Se essa solicitação for acatada, um processo de redistribuição será aberto, o trâmite será iniciado e essa solicitação terá cumprido sua função. Se não, o documento também terá cumprido sua função. Nesse caso, temos um documento de valor temporário, ou seja, que foi criado para um determinado fim, que foi atingido. Não temos aqui um outro motivo para conservá-lo permanentemente. Certa.
O adicional de férias é um valor pago ao servidor que corresponde a 1/3 do seu salário. Se o servidor tira férias, o adicional é pago e pronto. O documento existiu para que o adicional fosse pago e a partir do momento que o objetivo foi cumprido, não há mais motivo para encher os armários do arquivo corrente, ou a mesa de trabalho do servidor de gestão de pessoas e nem mesmo a caixa de entrada do sistema automatizado de tramitação de processos. O documento pode proceder à transferência ao arquivo intermediário, caso a tabela de temporalidade assim o especificar, mas certamente não será de guarda permanente. Certa.
Escala de plantão é um documento que tem como objetivo distribuir os plantões a partir de uma determinada escala, como por exemplo, 12x36, em que se trabalha 12h e se descansa por 36. Nesse sentido, se a escala foi elaborada para um determinado período, não há motivo para se guardar o documento permanentemente. Temos aqui um documento transitório que cumpriu as funções pelas quais foi criado e que possui valor primário reduzido, podendo ser eliminado no prazo destacado. Certa.
Todos os tipos documentais da letra A são transitórios e, portanto, são a resposta da questão, mas vamos analisar todas as outras alternativas.
b) Ação trabalhista é um tipo de processo em que o empregado está insatisfeito com o empregador e o processa a fim de solucionar a controvérsia. As ações trabalhistas geram informações para a instituição que podem servir de objeto de estudo para outras causas. Por isso, a depender da instituição, esse documento pode adquirir um valor secundário (histórico, cultural, probatório ou informativo), após cumprir as funções pelas quais foi criado (valor primário). Nesse sentido, provavelmente temos um documento passível de guarda permanente, o que tornaria o item incorreto diante do que se pede. Errado.
Identificação funcional é um crachá ou uma carteirinha que identifica o servidor. Enquanto o servidor estiver ativo na instituição, esse documento será corrente. A partir do momento que o servidor passa a não prestar mais os serviços, a identidade funcional cumpre o objetivo inicial, que era identificar o servidor no exercício de suas funções e pode ser eliminada de acordo com o prazo estabelecido pela tabela de temporalidade. Certa.
Exames de seleção: a questão não deixa claro, mas esse documento pode ser uma espécie de prova aplicada em um processo seletivo para estagiários. A prova serve para medir o conhecimento do estagiário. Quando o processo de seleção é finalizado, o objetivo é cumprido. Costuma-se guardar um exemplar para efeitos de histórico de cobrança de questões e evolução do processo seletivo, mas de uma maneira geral, esse é um documento de caráter temporário. Certa.
c) Escrituras de bens imóveis: é um documento que prova a compra ou a venda de um imóvel. É um documento de cunho legal, que sempre deve provar de quem é a posse do imóvel. Diante disso, esse documento cumpre as funções pelas quais foi criado, mas já é, por si só, um documento de valor secundário. Ele já nasce com características secundárias, portanto, não possui caráter temporário, como a questão solicita. Errada.
Contrato Social: serve para formalizar uma sociedade. Esse documento constitui a empresa, define quem são as pessoas "donas" da empresa, firma um "pacto". Enquanto a empresa existir, esse documento será necessário. Nesse sentido, temos um documento de valor secundário, que cumpriu suas funções iniciais, que foi dar vida à empresa, e agora possui a função secundária probatória. Errada.
Pedido de transferência de pessoal: é um pedido para que um servidor seja transferido, por exemplo, de setor. Se essa solicitação for acatada, o trâmite será iniciado e essa solicitação terá cumprido sua função, que é a movimentação do servidor. Se não, o documento também terá cumprido sua função, que é a negativa de movimentação. Nesse caso, temos um documento de valor temporário, ou seja, que foi criado para um determinado fim, que foi atingido. Não temos aqui um outro motivo para conservá-lo permanentemente. Certa.
d) Relatório de auditoria: o relatório de auditoria é um documento que compila as ações de setores, pessoas e atividades de uma instituição. É através dele que irregularidades, por exemplo, podem ser encontradas e que o auditor pode recomendar que ações sejam tomadas. Os relatórios são compilados de informações contidas em diversos documentos, o que permite ter uma visão macro de pontos muito específicos dentro de um determinado espaço de tempo. Esses documentos também servem para traçar a vida da instituição a partir de diversas perspectivas, motivo pelo qual geralmente possuem guarda permanente, já que servem para entender a história, comprovam atos e são informativos. Errada.
Regimento da instituição: é um documento que existe para regulamentar o funcionamento da instituição, através de normas. É nele que estão elencadas sua estrutura e suas atividades. Esse documento nasce com a instituição e o valor secundário é inerente a ele, pois certamente servirá para fins históricos, culturais, probatórios ou informativos. É através dele que se conhece como funcionavam as atividades institucionais em cada época e essas informações fazem da instituição o que ela é. Temos, portanto, um documento de valor secundário. Errada.
Pedidos de adicionais de insalubridade: um pedido é um pedido. Caso o processo vá para frente, será criado um processo de adicional de insalubridade. O pedido em si é transitório e poderá ser eliminado após cumprir as funções primárias, que é justamente iniciar ou não os procedimentos para pagamento do referido adicional. Certa.
e) Parecer de aprovação de contas: um parecer é uma decisão. Decisões, normalmente, compõem a "jurisprudência" da instituição. Nesse sentido, se uma instituição possuir permanentemente os seus diversos pareceres/as suas diversas decisões, poderão sedimentar seus posicionamentos e torná-los cada vez mais enraizados. Isso é uma das vertentes dos benefícios de um documento de valor secundário. Errada.
Solicitação de adicionais de insalubridade: uma solicitação é uma solicitação. Caso o processo vá para frente, será criado um processo de adicional de insalubridade. O pedido em si é transitório e poderá ser eliminado após cumprir as funções primárias, que é justamente iniciar ou não os procedimentos para pagamento do referido adicional. Certa.
Convocação para reunião: as convocações possuem um objetivo que se inicia com a ciência das pessoas sobre o evento e termina com essa mesma ciência. Depois que os envolvidos ficam sabendo da convocação, o documento cumpriu o seu objetivo e começa a ter o seu valor primário reduzido. Não há motivo para guardar permanentemente um documento que possui, em sua essência, a transitoriedade de sua função. Certa.
Gabarito do Professor: A