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Gabarito ERRADO
James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.
1. PRODUÇÃO (visa a otimizar+racionalizar recursos);
1.2. Criação de informes, diretrizes e normas de produção (≠normas recuperação e acessoa informação);
....
2. UTILIZAÇÃO (fluxo documental)
2.1. Recuperação de informações (elaboração de normas);
2.2. Acesso à documentação (elaboração de normas/instrumentos);
2.3. Elaboração de políticas de acesso (consulta/empréstimo)
2.4. Normas para recuperação e acessoa informação;
....
3. DESTINAÇÃO (Operacionalização)
3.1. Eliminação decorrerá da avaliação, já que está atividade identifica os documentos destituídos de valor primário ou secundário que serão eliminados;
....
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ERRADO
Produção: sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos;
Utilização:atividades de protocolo, de expedição, de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, código de classificação;
Destinação: Avaliação documental, tabela de temporalidade.
Fonte: Questões do CESPE !!!!
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Gab: Errado
Na etapa de utilização tem normas para consulta de documentos.
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Gestão de Documentos - 3 fases
1) Produção: Racionalizar a criação de documentos.
2) Utilização: Normas de acesso.
-Protocolo e rotinas
-Arquivamento - Plano de Classificação e Métodos de Arquivamento
3) Destinação: Tabela de Temporalidade
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Temos que ter muito cuidado, pois o comando da questão fala de ELABORAÇÃO DE NORMAS PARA CONSULTA,. Sendo assim, a ELABORAÇÃO será na fase de PRODUÇÃO. Vejam meu comentário mais abaixo sobre todas as fases....
VEJAM OUTRA:
Ano: 2011 Banca: CESPE Órgão: STM Prova: Analista Judiciário - Arquivologia
Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.(C)
'' A discussão está girando em torno: se elaborar normas para acesso é na PRODUÇÃO ou UTILIZAÇÃO. Pelo menos se cair uma questão perguntando isto ao exato, já temos uma questão compartilhada para futuros recursos. NUNCA OUVI DIZER QUE O SETOR DE PROTOCOLO (UTILIZAÇÃO) CRIA NORMAS PARA ACESSO. SEMPRE SOUBE QUE O PROTOCOLO RESPEITAVA AS LEIS E INSTRUÇÕES NORMATIVAS DOS ÓRGÃOS PARA DAR O ACESSO DEVIDO ''
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Gabarito Errado.
A elaboração de normas fica dentro da fase de últilização, a saber.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Fases da gestão de documentos
I) Produção de documentos; o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
II) utilização de documentos; esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, GABARITO
Exemplo: empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
III) avaliação e Destinação de documentos.
A)Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
B) Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
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3 fases de gestão documental (PUD)
P rodução - Elaboração dos documentos. Ex: criar modelos e formulários,
U tilização - Controle, uso e armazenamento dos documentos. Ex: Protocolo, expedição ... obs : CESPE JÁ PERGUNTOU SE O PROTOCOLO FAZIA PARTE DESSA FASE , PORTANTO , SIIIM !!
D estinação - determinar se o doc. vai ser eliminado ou guardado permanentemente. Ex: Transferências e recolhimentos.
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Não concordo com o Gustavo.
Fase de Utilização: elaboração de normas de acesso à documentação
Consolidar é fixar algo e não elaborar algo!!! E consolidar ato normativo não é o mesmo que elaborar normas.
2011/ CESPE/ STM / Analista Judiciário - Arquivologia
Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.
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Olá, Gabriela. Discordar de mim é muito mole, o difícil é você colocar alguma referência no seu comentário.
• 1ª Fase – Produção dos documentos: ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos: – elaboração e gestão de formulários e correspondência; – controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; – utilização de processadores de palavras e textos.
• 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).
• 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).
http://sesin.com.br/procedimentos-basicos-da-gestao-de-documentos-eletronicos/
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Elaborar normas para a consulta de documentos é na fase de utilização e não na fase de produção como alguns tão dizendo!
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
Fonte: https://www.pontodosconcursos.com.br/artigo/14001/lincoln-barros/fases-da-gestao-de-documentos
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Gestao de documentos
Lei n 8159/91 art 3 considera-se gestao de documentos o CONJUNTO de procedimentos e operaçoes tecnicas referentes à sua produçao,tramitaçao, uso, avaliaçao, e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminaçao ou recolhimento para guarda permanente.
OU SEJA A GESTAO DE DOCUMENTOS ENVOLVE TUDO O QUEDIZ RESPEITO AO DOCUMENTO, DESDE A SUA PROCUÇAO ATE SEU DESTINO FINAL. AQUI PODEMOS FALAR DE TECNICAS DE ARQUIVAMENTO, CONSERVAÇAO OU QUALQUER ASSUNTO PERTINENTE AO DOCUMENTO.
PRIMEIRAMENTE PEÇO DESCULPAS PELA DIGITAÇAO MAS MEU TECLADO ESTÁ COM PROBLEMA.
AH E EM SEGUNDO LUGAR A FONTE É DO MATERIAL DA PROFESSORA KATIA QUADROS DO CURSINHO DO FOCUS CONCURSOS.
FIRMES E VENCEREMOS O CESPE! BJOS
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A GESTÃO DE DOCS. é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de docs. em fase corrente e intermediária visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. LEI 8.159/91
> Envolve atividades de planejamento, organização, coordenação e controle dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
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UTILIZAÇÃO: Inclui as atividades de PROTOCOLO ( recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação ), de EXPEDIÇÃO, de ORGANIZAÇÃO e ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS em fase corrente e intermediária, bem como a ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ACESSO À DOCUMENTOS e à recuperação da informação;
Fonte: Aula 005 - Lino Madureira ( Eu Vou Passar )
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Gestão de documento envolve três fases: PUAD
Produção - 1° fase
Utilização - 2° fase
Avaliação
+ - 3° fase
Destinação
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UTILIZAÇÃO: Inclui as atividades de PROTOCOLO ( recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação ), de EXPEDIÇÃO, de ORGANIZAÇÃO e ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS em fase corrente e intermediária, bem como a ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ACESSO À DOCUMENTOS e à recuperação da informação;
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A gestão de documentos não abrange a elaboração de normas para consulta de documentos.
1ª Fase - Produção...produção propriamente dita e as regras / normas para utilização do documento;
2ª Fase - Utilização...fluxo percorrido pelo documento - protocolo, classificação, organização, arquivamento, recuperação da informação;
3ª Fase - Destinação...análise e seleção, fixação de prazos de guarda dos documentos;
ERRADA
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Errado.
FASES/TAREFAS que compõem a gestão de documentos segundo a doutrina: PUD
- Produção: ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. É onde os documentos são criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir nos processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. O arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação ou extinção de modelos de formulários, cópias ou vias desnecessárias que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos, bem como propor a consolidação de atos normativos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, código de classificação, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
- Utilização: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. Esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91.
- Destinação/Avaliação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda (tabela de temporalidade) dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
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GABARITO ERRADO
Ao contrário: a elaboração de normas de acesso e formas de recuperação das informações de documentos é a essência da etapa de "utilização" da gestão de documentos.
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VALEU GUSTAVO FREITAS!
fases da gestão de documentos ( PUAD ) producao - uso - avaliacao e destinacao.
Produção: sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos;
Utilização:atividades de protocolo, de expedição, de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, código de classificação;
Destinação: Avaliação documental, tabela de temporalidade.
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Fases da Gestão de Documentos: PUD
Produção - Criação dos documentos essenciais às atividades do órgão. Evita-se a a duplicidade ou emissões desnecessárias. Escolhe-se o melhor sistema de RH para a instituição.
Utilização - Atividades de Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição e Tramitação); organização dos documentos e arquivamento dos documentos correntes e intermediários; normas de acesso e de recuperação de arquivos.
Destinação - Relacionada à Avaliação; cria-se a Tabela de temporalidade, com prazos de guarda e preservação dos documentos de valor histórico para a sociedade.
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Quanto às fases básicas da gestão documental: Além da Produção e da Avaliação, temos:
"2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo
(recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação),
de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação
(empréstimo, consulta) e à recuperação de informações,
indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das
instituições."
Fonte: livro Arquivologia Facilitada - João Tiago Reis
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A gestão de documentos é o conjunto de todas as técnicas, métodos, procedimentos e ferramentas para controlar o fluxo de documentos, desde antes de sua produção ou recebimento, até a sua destinação final, que pode ser o recolhimento ou a eliminação.
A gestão de documentos se divide em três fases:
Produção: nesta fase são realizadas atividades de planejamento, análises, estudos, elaboração de ferramentas, elaboração de normas, e demais atividades necessárias para que o sistema de arquivos possa iniciar o seu funcionamento.
Utilização: nesta fase são realizadas atividades de classificação, empréstimos, consultas, ordenação, protocolo, e demais atividades que lidam diretamente com a necessidade de utilização do documento.
Destinação: nesta fase são realizadas atividades de avaliação, recolhimento, eliminação, e demais que lidam com o documento após cessarem as necessidades administrativas para sua utilização.
A elaboração de normas para consulta, empréstimo ou qualquer outra atividade em relação ao sistema de documentos é necessária para que esse sistema possa funcionar. Sendo assim, essa atividade pertence à gestão de documentos, estando na fase de produção.
Gabarito do professor: Errado
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lembra que o programa de gestão documental (PUTAA/PUD) possui a fase de produção, certo? Nessa fase, eu te falei que propor normativas que favoreçam o processo documental é uma atividade realizada na fase de produção. Quaisquer normativas que facilitem o acesso ou outra frente do processo documental pode e deve ser feita, ao contrário do que a questão afirma.
Resposta: errada
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GABARITO: ERRADO
A gestão de documentos é o conjunto de todas as técnicas, métodos, procedimentos e ferramentas para controlar o fluxo de documentos, desde antes de sua produção ou recebimento, até a sua destinação final, que pode ser o recolhimento ou a eliminação.
A gestão de documentos se divide em três fases:
Produção: nesta fase são realizadas atividades de planejamento, análises, estudos, elaboração de ferramentas, elaboração de normas, e demais atividades necessárias para que o sistema de arquivos possa iniciar o seu funcionamento.
Utilização: nesta fase são realizadas atividades de classificação, empréstimos, consultas, ordenação, protocolo, e demais atividades que lidam diretamente com a necessidade de utilização do documento.
Destinação: nesta fase são realizadas atividades de avaliação, recolhimento, eliminação, e demais que lidam com o documento após cessarem as necessidades administrativas para sua utilização.
A elaboração de normas para consulta, empréstimo ou qualquer outra atividade em relação ao sistema de documentos é necessária para que esse sistema possa funcionar. Sendo assim, essa atividade pertence à gestão de documentos, estando na fase de produção.
FONTE: Mayko Gomes, Professor de Arquivologia, de Arquivologia
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GABARITO ERRADO.
As normas ficam na etapa da utilização.
Questão comentada pela professora Daliane Aparecida Silvério de Sousa.