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Gabarito: B
Atividades do protocolo (resumo)
1. Recebimento - porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.
2. Registro e Autuação - cadastramento do documento no sistema de controle e depois é atribuido um código para fazer o acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. Lembrem-se que, se o documento for sigiloso, ele NÃO será registrado e nem autuado, e sim enviado diretamente para o seu destinatário
3. Classificação - identificação do assunto do documento por meio de análise para posterior classificação, utilizando o plano de classificação.
4. Expedição/Distribuição - envio do documento ao seu destinatário (dIstrIbuIção - Interna; EXpedição - EXterna)
5. Controle da Tramitação/Movimentação - identicação dos departamentos pelos quais passam os documentos.
(Arquivologia Facilitada, João Tiago e Leonardo Reis, 2013)
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Protocolo - Faz parte da Utilização na Gestão de Documentos.
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Protocolo - Faz parte da Utilização na Gestão de Documentos.
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Ano: 2018 Banca: FGV Órgão: AL-RO Prova: FGV - 2018 - AL-RO - Assistente Legislativo
Assinale a opção que indica, dentre as atividades realizadas em um órgão público, as que são exercidas pelo Setor de Protocolo.
c - Recebimento, registro e autuação.
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Gabarito: B
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GABARITO: LETRA B
Protocolo: denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
– denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
– livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
• recebimento e classificação;
• registro e movimentação.
Obs.: O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades chamadas de controle da documentação é o setor intitulado Protocolo e Arquivo, ou Protocolo e Expedição, ou algo parecido.
Dicas de Prova:
1a) Protocolo – intimamente relacionado às atividades de controle;
2a) São consideradas atividades de controle:
• recebimento;
• classificação (ver o assunto mais pertinente ao documento);
• registro;
• autuação;
• distribuição;
• movimentação (trâmite, fluxo);
• expedição.
3a) Protocolo – ligado à entrada de documentos em um organismo; Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo.
4a) Autuação – colocar na capa do processo o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto superior direito.
FONTE: Arquivologia Para Concursos - Série Provas & Concursos - 4ª Edição VALENTINI,RENATO.
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PROTOCOLO É UM SETOR/SERVIÇO QUE EXERCE AS ATIVIDADES:
RECEBIMENTO
REGISTRO
AUTUAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
MOVIMENTAÇÃO ( EXPEDIÇÃO OU DISTRIBUIÇÃO)
CONTROLE DE TRAMITAÇÃO
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As atividades de recebimento, registro/autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos são desenvolvidas no âmbito do Protocolo.
a) Arquivo corrente é a fase do ciclo documental que contém documentos que estão cumprindo as funções pelas quais foram criados. Errada.
b) O protocolo envolve as atividades citadas. Ele é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição e o objetivo de sua existência é controlar a tramitação dos documentos, de forma que se saiba onde eles estão, por quanto tempo e quem são os responsáveis por sua guarda, a cada momento. Certa.
c) Arquivo central é a unidade responsável pela centralização dos documentos e seus procedimentos técnicos. Também chamados de arquivos setoriais. Errada.
d) Aplica-se o mesmo raciocínio apresentado na letra C. Errada.
e) Pré - arquivo é um outro nome dado aos arquivos intermediários, que armazenam os documentos advindos dos arquivos correntes para consulta e para o recebimento da sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente. Errada.
Gabarito do Professor: Letra B.
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Resolução: as atividades de recebimento, registro/autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos são desenvolvidas no âmbito do Protocolo.
a) Arquivo corrente é a fase do ciclo documental que contém documentos que estão cumprindo as funções pelas quais foram criados. Errada.
b) O protocolo envolve as atividades citadas. Ele é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição e o objetivo de sua existência é controlar a tramitação dos documentos, de forma que se saiba onde eles estão, por quanto tempo e quem são os responsáveis por sua guarda, a cada momento. Certa.
c) Arquivo central é a unidade responsável pela centralização dos documentos e seus procedimentos técnicos. Também chamados de arquivos setoriais. Errada.
d) Aplica-se o mesmo raciocínio apresentado na letra C. Errada.
e) Pré - arquivo é um outro nome dado aos arquivos intermediários, que armazenam os documentos advindos dos arquivos correntes para consulta e para o recebimento da sua destinação final, que pode ser a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente. Errada.
Resposta: B
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Gab. B
A
Arquivo corrente.
Uso recorrente
B
Protocolo.
serviço arquivístico encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, dentro de um programa de gestão de documentos.
C
Arquivo central.
localização do arq.
D
Arquivo setorial.
localização arq.
E
Pré-arquivo.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo.
Depósito de arquivos intermediários.
http://arquivos.uff.br/glossario-de-terminologia-arquivistica/